Un canal formal de comunicación es el medio de comunicación normalmente controlado por personas en posiciones de autoridad en una organización. Por lo tanto, también se los llama “línea principal de comunicación operativa” de una organización.
Todos los informes, registros y otras formas de trabajo que proporcionan información a diversas partes de una organización están incluidas en el canal formal de comunicación. Este tipo de canal de comunicación no funciona automáticamente. Una buena organización empresarial se asegurará de que estos canales formales estén cuidadosamente planificados y diseñados de acuerdo a sus necesidades.
Ventajas de los canales formales de comunicación
(I) Efectividad
Los canales formales se consideran el más eficaz de los canales de comunicación. Con las organizaciones en constante crecimiento los canales formales ayudan a cerrar la brecha en el proceso de comunicación. Es un medio de fácil para llegar a todos los rincones de una organización, que de otro modo sería difícil.
(II) Previene las desinformaciones
En los canales formales, las reglas están bien establecidas. Por ejemplo, un trabajador se comunica con el supervisor, el supervisor con el gerente, y así sucesivamente. Por lo tanto, sólo la información necesaria se filtra y se envía al mando superior. Previene la gestión de nivel superior se estanque con el meollo de cuestiones irrelevantes (los detalles prácticos) de la información y la deja libre para las decisiones más importantes de gestión general.
(III) Ayuda a mejorar el control
Una organización puede diseñar canales formales para satisfacer sus necesidades específicas. Esto puede ayudar a supervisar las actividades de la organización. Se puede garantizar que los problemas se resuelven sin demasiada demora.
(IV) Ayudan a consolidar la cultura interna
Los buenos canales formales de comunicación reflejan el profesionalismo de la empresa, la buena organización/administración ayudan a consolidar la organización. También mantienen el personal de gestión en control.
Desventajas de los canales formales de comunicación
(I) Disuaden el libre flujo de información
Los canales formales frenan el flujo libre de información. La formalidad exige que el flujo de la informacióntome una ruta específica. Esto inhibe el flujo natural de información.
(II) Requiere mucho tiempo de gestión
Los canales formales de comunicación a menudo conducen a retrasos. La información puede no llegar directamente a la persona a la que está destinada. A menudo tienen que tomar una ruta formal tortuosa, donde los enlaces intermedios pueden carecer de sentido. Como resultado, los canales formales de comunicación pueden llegar necesitar mucho tiempo de gestión.
(III) Afecta a la toma de decisiones
El filtrado y control de la información en los niveles inferiores es una espada de doble filo. Si bien tiene sus ventajas, también se puede evitar que la información vital llegue a la alta dirección. Esto puede cambiar la perspectiva y la toma de decisiones.
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