El canal informal de comunicación a menudo se desaconseja o es menospreciado en una organización, y no cuenta con el respaldo oficial. Se le conoce popularmente (en especial en Estados Unidos, grapevine) como “la vid”. Esto se debe a que se ejecuta en todas las direcciones con independencia de la estructura formal.
El origen del término de la vid se remonta a la forma en la vid botánica que crece a través de los cables de telégrafo, por lo que los mensajes telegráficos van en direcciones no deseadas. En la vida empresarial, “la vid” debe su existencia a la naturaleza chismosa de las personas.
Los seres humanos tienden a hablar libremente con sus compañeros dondequiera que se encuentren. De vez en cuando sienten la necesidad de liberarse de las restricciones atenerse a la lógica o a la verdad.
A medida que la gente transita su trabajo, van teniendo conversaciones informales con sus amigos en la oficina. Estas conversaciones se ocupan tanto de las cuestiones personales como de los negocios. Esto resulta en la generación de una fábrica de rumores, que es una vid.
La vid o los canales de comunicación informal se clasifican en cuatro categorías:
De cadena sencilla: Cada uno le dice a otro.
Grupo o cadena de chismes: Uno le dice a todas las personas en su / su grupo.
Cadena de probabilidad: Cada dice al azar un número de personas.
Cadena de clústeres: Algunos dicen otros seleccionados.
La comunicación informal satisface las necesidades sociales de los miembros, relaja las relaciones humanas (en parte a través de la liberación de la fantasía) y sirve para llenar las posibles lagunas en la comunicación formal y enlacescon los mandos.
Los factores que dirigen los canales de comunicación informal son:
Un rumor se activa cuando existen los siguientes factores en una organización:
(I) La falta de sentido de la orientación, sobre todo en tiempos de crisis. A mayor incertidumbre, mayor es la rumorología.
(II) La formación de grupos favorecidos de los empleados por la dirección. Esto alimenta la inseguridad entre otros empleados que conducen a los rumores.
(III) La falta de confianza en sí mismo entre los empleados conduce a la formación de grupos. Estos grupos a menudo corren fábricas de rumores.
Ventajas de los canales de comunicación informal
(I) Velocidad
La velocidad es la característica más notable de este canal de comunicación. Es posible transmitir una información notablemente rápida ya que no existen barreras formales y no parar. Un rumor, por lo tanto, puede propagarse como un incendio forestal.
(II) Regeneración
La retroalimentación a través de este canal es mucho más rápida que un canal formal de comunicación. El canal informal es como el pulso de una organización. La reacción a las decisiones, políticas, directivas y direcciones a menudo llegan los gerentes más rápido a través de este canal que a través del canal formal.
(III) La función paralela
El canal informal no tiene la aprobación oficial, pero es inevitable que funcione en forma paralela al canal formal. Funciona como un canal adicional de comunicación en una organización. Los buenos gerentes saben muy bien utilizar el canal informal para su beneficio para la transmisión de información no apta para los canales formales.
(IV) Sistema de apoyo
Una vid es un sistema de apoyo informal desarrollado por los empleados dentro de una organización. No sólo les acerca sino que les da una inmensa satisfacción.
Desventajas de los canales de comunicación informal
(I) Son menos creíbles
Una vid es menos creíble que un canal formal de comunicación. No puede ser tomado en serio, ya que implica sólo la palabra de la boca. Está, por lo tanto, propensos a ser contradicho.
(II) La información es selectiva
Los canales informales por lo general no llevan a la información completa. Como resultado, el receptor no recibe la esencia de todo el mensaje. Los amnates de las travesuras o los intereses creados pueden utilizar este canal para la transmisión de información selectiva.
(III) Crea problemas
Una vid puede favorecer problemas dentro de una organización ya que no hay control sobre la información enviada, recibida, su representación y percepciones. La información se distorsiona. Una vid puede ser sinónimo de la difusión de historias falsas o salvajes.
(IV) Las fugas
La información se puede obtener filtrada en el momento equivocado. ‘Secreto a voces’ es el término usado en una organización y que a menudo se atribuye a este tipo de fugas.
El uso eficaz de los canales informales de comunicación:
(I) Los directivos deben asegurarse de que los empleados están bien informados sobre el funcionamiento de la organización. Esto reducirá la tendencia de la distorsión.
(II) Realizar actividades para actualizar el conocimiento. Esto evitará la generación de rumores.
(III) Los directivos no deben caer en el favoritismo.
(IV) Un mando debe llevar a cabo reuniones periódicas con los empleados donde fluya la conversación.
(V) El mando debe hacer esfuerzos para identificar a los empleados populares que puedan servir como líderes de otros empleados.
(VI) En la medida de lo posible, los empleados deben participar en el proceso de toma de decisiones.
(VII) Los mandos no deben caer en hablar por hablar.
(VIII) Un gerente debe ser un buen oyente.
(IX) Un gerente debe tratar de obtener las revisiones periódicas de sus subordinados sobre su estilo de trabajo.
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