El diseño de la oficina y el impacto en los resultados

Es sabido en el ámbito de los diseñadores de interiores que la mayor parte del presupuesto para el diseño de oficinas corporativas se invierte en la recepción y las salas de conferencia que hacia las áreas de empleados.  Hoy existen nuevos estudios y análisis que aseguran que el diseño interior de las áreas de empleados, impacta en las relaciones interpersonales y en los resultados de la Compañía.

Por un lado las empresas avanzan hacia las plantas libres para fomentar la comunicación, el acceso de luz y el libre tránsito a través de todo el espacio. Pero también se pierde privacidad, el silencio para trabajar y puede aumentar el grado de estrés. También se pierde el privilegio del despacho propio.

Los despachos de abogados a menudo quieren transmitir solidez, seriedad, respaldo, experiencia y trayectoria.

Los valores de la empresa se transmiten a través de sus oficinas

Por otro lado existen aún, diseños de oficinas vigentes en importantes empresas que tienen espacios lúgubres, sin luz y que inspiran sensaciones de tristeza, melancolía, incluso miedo.
La empresa transmite y comunica através del diseño de sus oficinas. La amabilidad, la buena acogida, la tolerancia, el respeto son valores apreciados que pueden ser transmitidos a través del diseño de las oficinas.
En Estados Unidos, existe un nuevo servicio ofrecido por los estudios de arquitectura,  especializados en  planificación espacial es la “estrategia de lugar de trabajo” que busca formas de resolver problemas en la organización a través del diseño del espacio. La estrategia de la empresa debe evidenciarse en el diseño. Si la estrategia y el diseño no están alineados, podrían haber problemas. El diseño del lugar de trabajo hace que los responsables de la toma de decisiones vean cómo piensan, actúan, interactúan y trabajan los trabajadores, y cómo estos alcanzan los mismos éxitos comerciales.

Reducción de los metros cuadrados de espacio

Un estudio de abogados cuyos socios y no socios facturan en forma individual millones de dólares al año, trabajando 16 hs por día, es un poco arriesgado que quiera reducir drásticamente espacio y elimine los despachos privados. Con el objetivo de reducir el precio del alquiler, podría perder mucho más por otro lado. Esta decisión puede ser tomada por los integrantes del estudio como una bofetada o un destrato hacia ellos y podría ser el comienzo de una fuga de abogados que huyan llevándose parte de sus clientes. Hay que tener en cuenta que los talentos buscan ocupar un lugar con cierta comodidad en las instalaciones de la empresa y un despacho propio es un beneficio.
Muchas empresas han reducido drásticamente los metros cuadrados de oficinas y dejando plantas libres y despachos privados sólo para altos directivos. En éstos casos la reducción en el presupuesto de renta y alquiler puede ser importante.

En todos los tipos de industria, el espacio asignado por empleado también se ha reducido considerablemente. Según USA Today, el espacio de oficina promedio por empleado en 2010 fue de 225 pies cuadrados (sf) y se ha reducido a 176 pies cuadrados en 2012 y se prevé que sea de 151 pies cuadrados en 2017. Según el artículo en el estudio “Principales tendencias en el bufete de abogados urbano y suburbano” Office Space Design “de Jeff Weil, dice que una serie de factores que contribuyen a esto, y dice que a menos espacio de oficina ha habido un  aumento en la cantidad de salas de conferencias y áreas de colaboración.



El tamaño de la sala del servidor también ha disminuido drásticamente debido a que el tamaño del equipo se ha reducido a lo largo de los años. La conexión a Internet inalámbrico o incluso la subcontratación a un tercero proveedor es frecuente. El uso de salas de archivos ha disminuido con más empresas haciendo copias de seguridad de archivos en línea o utilizando instalaciones fuera del sitio. El área de descanso también ha disminuido con las empresas que utilizan una disposición de asientos de taburetes de bar o mesa de restaurante versus mesas de tamaño completo.

Las nuevas generaciones y la oficina

A medida que una nueva generación de profesionales más jóvenes ingresa a la fuerza laboral, las necesidades del diseño deben cambiar para adaptarse a lo que es importante para ellos. Los encargados de tomar decisiones en la oficina deben determinar cómo se manejarán las diferencias generacionales. Con 20 y pocos ingresando a la fuerza de trabajo y uniéndose a colegas de más de 60 años, se debe prestar especial atención a las necesidades de todas las generaciones.

Con las generaciones más jóvenes esforzándose por lograr un equilibrio entre el trabajo y la vida, es posible que presten menos atención a la oficina. Esta generación puede demandar lugares de trabajo más pequeños y eficientes. Además, la tecnología nos ha permitido ser más eficientes con menos. Las instalaciones para reuniones deben tener capacidades adecuadas para conferencias telefónicas, videoconferencias y Skype. Los cambios en la tecnología permiten menos personal administrativo. A la generación conocedora de la tecnología le puede resultar más fácil mantener su propio calendario y preparar sus documentos. Una tendencia es la consistencia en el tamaño de la oficina. Anteriormente, el rango de un abogado en la empresa podía rastrearse en relación al tamaño de su oficina. Los socios principales tenían grandes oficinas de esquina privadas de gran tamaño. En un contrato de alquiler reciente de Downey Brand LLP, con una empresa de planificación espacial, el diseño de todas las oficinas debía ser mismo tamaño. Esto influye en los costos, pero rechaza el privilegio de ascender y ganar un espacio un poco más grande que permita la privacidad.

El impacto en los resultados

El diseño interior de la soficinas corporativas, impacta en el paquete de incentivos, puede ofrecer una diferencia competitiva atrayente en relación a otras oficinas del mercado. Puede ser objeto de otorgar privilegios por méritos.   Impacta en la motivación, el entorno sano (o no) de trabajo y en la visión clara de valores que tenga la empresa.