El proceso de elaboración del plan de formación

 

2.1 La necesidad del proceso secuencial.

 La elaboración del plan de formación requiere la aplicación y desarrollo de un proceso secuencial, donde sistemáticamente hay que seguir unas fases de trabajo, reflejando la realidad e interpretación de las informaciones obtenidas en cada una de ellas, que van a marcar las líneas a seguir en las sucesivas, por lo que un error puede transmitirse y dar lugar a desviaciones que perjudicarán los resultados finales.

No obstante, podremos observar a lo largo del proceso, como los errores también son detectados en muchos de los casos, precisamente como consecuencia de las relaciones existentes entre todas las fases de desarrollo del plan, que nos permitirán ver la no coincidencia o falta de lógica a la hora de cruzar o constatar datos.

Uno de los errores más frecuentes en la elaboración de cualquier plan parcial de los que constituyen el Plan de Empresa, es la omisión de pasos al considerarse que la información que aporta es ya perfectamente conocida, con lo que se dejan de tener en cuenta a la hora de tomar decisiones finales.

En el caso del Plan de Formación, la situación es la misma, pero incluso el error u omisión, en algún paso puede producir que la formación lleve una dirección, los trabajadores, otra y ambas muy distintas a lo que realmente requiere  o necesita la empresa.

Es por ello por lo que la simulación que va desarrollarse como aplicación práctica del proceso, sigue y describe todos los pasos, y aunque al lector, en algún caso le parezca extremadamente minucioso, a su finalización reconocerá la utilidad y necesidad de todo el trabajo realizado.

La elaboración del Plan de Formación que se desarrolla a continuación pretende cubrir todo el proceso completo requerido, desde las consideraciones genéricas pero esenciales que hay que tener en cuenta, hasta su conexión con el siguiente plan, que da como resultado el tratamiento de la formación.

Las líneas de actuación que marcan la elaboración del Plan de Formación para la empresa, están consideradas como un proceso continúo en el cual todas las fases son necesarias, pues son el apoyo para las sucesivas.

Cuando su constancia le haya permitido elaborar el Plan de Formación de su empresa, siguiendo un proceso lógico se dará cuenta de que conoce muchos aspectos de ella que antes ignoraba, que ha detectado problemas que desconocía, pero sobre todo, que es capaz de mejorar su competitividad mediante la aplicación de acciones que hagan cambiar la actitud y la aptitud de todos los trabajadores, mediante la participación en acciones formativas planificadas y con un doble objetivo, el desarrollo personal y profesional de los trabajadores y la mejora de la competitividad de la empresa.

2.2. Esquema básico del proceso.

Como ya se ha indicado, el Plan de Formación se elaborará mediante el desarrollo y conexión de una serie de pasos que se pueden clasificar atendiendo al siguiente esquema de trabajo:

1-Estudio e información de la empresa.

2- Desarrollo y ejecución del Plan de Formación.

3-Verificación del Plan de Formación.

Cada parte a su vez está dividida en fases, cada fase en pasos.

A título general, se indica a continuación el objetivo de cada parte y su contenido.

1º parte- Estudio e información de la empresa.

El objetivo final de esta parte es detectar las necesidades de la empresa que son susceptibles de mejora mediante la formación.

Para ello será necesario comenzar con la realización del diagnóstico de la situación actual de la empresa y del entorno en que esta se encuentra inmersa, así como de su política y objetivos.

A grandes rasgos será el estudio y análisis de la organización, de las tareas que se llevan a cabo, de los recursos humanos y de las tareas y funciones que incumben a cada departamento o área, que servirán de base para el conocimiento  de las necesidades formativas.

2º parte- Desarrollo y ejecución del Plan de formación.

El objetivo final de esta 2º parte es conseguir que las acciones formativas que configuran el plan de Formación se ajusten y se desarrollen cumpliendo con los objetivos previstos en la fase anterior.

Para ello se han de determinar desde los objetivos puntuales de cada acción hasta los destinatarios, pasando por su diseño, metodología y planificación.

La seguridad de que el plan ha sido diseñado correctamente tendrá su aprobación si nos contesta a las siguientes preguntas:

     Preguntas a contestar por el Plan de Formación.

Imagen

 

 

3º Parte- Verificación del Plan de Formación.

Esta 3º parte pretende hacer una verificación de los resultados obtenidos con la aplicación y desarrollo del Plan de Formación desde una perspectiva puntual para cada una de las acciones formativas y desde un punto de vista general del conjunto del plan.

Ese control y seguimiento, permitirá la introducción de determinadas modificaciones  o variaciones para corregir a tiempo desviaciones que pueden producirse, sin que afecte a los objetivos generales del Plan, ya que todas las secuencias desarrolladas han de tener un cierto grado de flexibilidad.

 

Este mismo control y seguimiento nos será de gran utilidad para la elaboración del siguiente plan, ya que podremos conocer cuales son los objetivos no conseguidos, las razones y su necesidad.

2.3 Desarrollo práctico del plan piloto

En los capítulos posteriores se desarrolla paso a paso el proceso de elaboración diseñado, facilitando en cada secuencia, las herramientas, tesis o cuestionarios necesarios para su aplicación, adaptándolos a las peculiaridades de cada empresa, bien sea por su situación, estructura, dimensión, actividad, cultura, etc.

Simultáneamente cada una de estas secuencias se aplica a un caso práctico ficticio, que permite reflejar y aclara las explicaciones teóricas desarrolladas.

Dicho caso, aunque no refleja  la realidad de ninguna empresa en concreto, sí es el fruto de la experiencia acumulada en la aplicación del proceso en distintas organizaciones de características muy dispares y de distintos sectores.

Así mismos se describen situaciones problemáticas en la elaboración y aplicación del plan, que igualmente se presentan en la realidad, pues somos conscientes de las dificultades internas que siempre existirán, pero para ellos el responsable de formación ha de estar preparado a sabiendas de que los fracasos tendrá que asumirlos y los éxitos compartirlos.

La responsabilidad de la formación en las empresas puede recaer en una persona  o equipo en concreto, en un departamento, normalmente el de recursos humanos, aunque también en algunos casos sobre el de calidad, investigación y desarrollo o marketing, incluso en ocasiones está personalmente sumida por la propia Dirección.

Cual es la solución idónea es difícil de determinar, pues como en cualquier otra actividad la efectividad depende de la dedicación y tratamiento que se aplique, pero también la facilidad en la obtención de la información requerida o capacidad de ejecución, estará relacionado con la persona o equipo a que se encomiende para cada caso de empresa.

No se ha querido obviar en este caso, la iniciativa y creatividad que ha de tener siempre el responsable de formación, y que como veremos en su desarrollo introduce modificaciones propias en las herramientas o sistemas que para cada caso se proponen, actitud que siempre será necesaria, dadas las peculiaridades y situación de cada empresa.

Caso práctico:

Vamos a suponer que el escenario donde se desarrollará el Plan es una pequeña empresa de 85 trabajadores, que centra su actividad en la fabricación y montaje de maquinaria y herramientas para la industria.

Entre su personal se encuentra Ángel, actual responsable de RRHH que lleva 10 años en la empresa y que goza de la confianza de la dirección y un buen prestigio entre todo el personal de la empresa.

En la empresa, que llamaremos FAMISA, se han llevado a cabo en los últimos tres años acciones formativas para el personal, pero excepto alguno de los ofimática que organizó la propia empresa, el resto han sido cursos abiertos a los que han asistido trabajadores que así lo solicitaron a la dirección, principalmente de administración y comerciales.

El año pasado por primera vez se programaron por la empresa algunos cursos para el personal de fábrica y montaje, uno de seguridad e higiene en el trabajo y otro sobre la importancia de la calidad, los cuales tuvieron muy favorable aceptación para los participantes y buenos resultados para la empresa.

Esta ha sido una de las razones por las que la Dirección se ha propuesto impulsar la formación en la empresa y ha decidido que se ocupe de su organización el departamento de RRHH.

El responsable de este departamento, Ángel ha hablado con Adela, un auxiliar administrativo que ya lleva tres años con él y a la que acostumbra a dar trabajos de cierta responsabilidad, dad la eficacia e interés que siempre ha mostrado. En la conversación le ha transmitido la idea de que sea ella la que se ocupe en el futuro de la formación en la empresa, aunque para ello durante el plazo de un año la asumirá él con su ayuda.

Adela es consciente de la importancia de la nueva responsabilidad que se le plantea para el futuro, pero también de la oportunidad que se le presenta, por lo que está decidida a asumir este reto y más cuando cuenta con el apoyo de su jefe, el cual goza de la confianza de  toda la empresa, directivos y trabajadores.

En la conversación que ha mantenido Adela con su jefe y el director de la empresa, este ha ofrecido todo su apoyo y han acordado un plazo de tres meses para preparar un Plan de actuación a un año y en el cual se incluya el presupuesto de su desarrollo.

A la salida de la reunión su jefe le ha regalado un libro que se llama “Como elaborar un Plan de Formación en la empresa”, y le ha recomendado su lectura, pues considera que es de fácil aplicación y les ha de servir de base para el trabajo a realizar.

Una vez leído el libro, Adela ya tiene mucho más claro cual es el objetivo de la formación en la empresa, su necesidad, beneficios, etc., así como cual debe ser su papel en el futuro por lo que lo considera idóneo como modelo para el trabajo que le han encomendado.

Adela conoce la saturación de trabajo que existe en su departamento y la poca disponibilidad que realmente va tener su jefe para este nuevo cometido, por lo que le ha propuesto que si le libera de algunas actividades puramente de tramitación que realiza, ella podrá dedicar más tiempo a la redacción del Plan de Formación, interviniendo él en aquellos casos que sea necesario y que por supuesto seguirán siendo muchos, por ahora.

Con este acuerdo, Adela se ha comprometido a ir diseñando el proceso, el cual irán revisando y llevando a cabo conjuntamente.

     2.4.Cuadro resumen del esquema del proceso

El siguiente cuadro trata de explicar, esquemáticamente el proceso que se plantea para llevar a cabo un plan de formación en la empresa.      

 

Partes	Fases	Pasos
1º Estudio en información de le empresa.	1.1  Análisis de la situación actual de la empresa.               1.2. Estudios o información por Departamentos o Áreas de la empresa.   1.3. Análisis y valoración de tareas y funciones. Evaluación del desempeño y necesidades formativas. 1.4. Estudio y adaptación del personal a los proyectos de cambio y priorización de necesidades.	1.1.1.      Análisis general de la empresa y del sector. 1.1.2.      Análisis de la política y objetivos generales de la empresa. 1.1.3.      Análisis de la cultura de la empresa. 1.1.4.      Últimos cambios implantados en la empresa. 1.2.1. Análisis de las políticas y objetivos departamentales o de área. 1.2.2. Análisis y estudio de cada departamento. 1.3.1. Análisis y valoración de las tareas y funciones. 1.3.2 Evaluación del desempeño. 1.3.3. Adecuación de persona-puesto y necesidades formativas. 1.4.1. Determinación de los proyectos de cambio. 1.4.2. Actitud de la organización y del personal ante el cambio. 1.4.3 Necesidades formativas ante los cambios. 1.4.4. Necesidades de formación y su priorización.
2º Desarrollo y ejecución del plan de formación.	2.1. Objetivos y contenidos de la formación.               2.2. Metodología a utilizar y organización de las acciones.	2.1.1. Objetivos de las acciones formativas y su clasificación. 2.1.2. Contenidos de las acciones formativas y su clasificación. 2.1.3. Características de los contenidos de las acciones formativas. 2.2.1. Clasificación de las metodologías. 2.2.2. Apoyos didácticos. 2.2.3. Elección del formador. 2.2.4. Destinatarios de la formación. 2.2.5. Convocatoria.
3º Verificación del Plan de Formación	3.1. Evaluación y valoración. 3.2. Auditorias	3.1.1. Evaluación formativa. 3.1.2. Evaluación presupuestaria.