El hombre solo es incapaz de satisfacer todas sus necesidades y deseos. Sin embargo, en la medida que varias personas coordinan sus esfuerzos, descubren que juntos pueden hacer más que cada uno de ellos por sí solo. El primer día de clases en los jardines de infantes de Japón se forma a los chicos en una rueda. En el medio se pone una bolsa con piedras tan pesadas que ninguno individualmente puede moverla cuando se los invita a hacerlo. Luego se les indica a todos que juntos tiren de la bolsa y allí, en el esfuerzo cooperativo, pueden lograrlo. Así descubren que los objetivos pueden lograrse más eficientemente si lo que hay para hacer se reparte entre todos los miembros de un grupo de la organización.

Definición y funciones de los grupos

Definición de grupo

En términos psicosociológicos, según Schein, un grupo es un conjunto de personas con las siguientes características:

–         Interactúan unas con otras;

–         Son psicológicamente conscientes unas de otras;

–          Se perciben a sí mismos como grupo;

–          Su tamaño está limitado por la interacción y percepción mutua, y

–          Existe una relación de interdependencia para la realización de una actividad.

Si consideramos al grupo como sistema social, parece evidente que un conjunto fortuito de personas no es un grupo. De esta definición se desprende que un grupo no se trata de un conjunto de personas observando algo en una esquina o esperando el bus en una parada.  Sin embargo, si se produce una circunstancia que cambie este patrón, de forma que tengan un fin en común, el conjunto de personas se convertirá en un grupo. Si el agrupamiento de personas de la parada se organiza para manifestar contra los servicios o la seguridad de la línea, deviene un grupo.

Los grupos de trabajo: son los formados por una organización con una finalidad deliberada aunque no tengan necesidad ni razones para transformar su accionar en uno cuyo eje sean el rendimiento. Los miembros interactúan para compartir información y/o coordinarse, pero no están atados a un resultado. Si luego deben estructurarse sobre la base de criterios de eficiencia y productividad se transformarán en equipos. De todos modos, esta propuesta de equipo comienza siendo un grupo de trabajo.

Actividades de grupo

La función básica de un grupo es la de alcanzar los objetivos grupales además, cada uno de los miembros tienen objetivos propios.

Se distinguen tres actividades distintas dentro del grupo:

1.      Actividades teleológicas de grupo: Se orientan a conseguir los objetivos grupales: Son las acciones que el grupo desarrolla con el propósito de lograr los objetivos que lo orientan. La funcionalidad de los grupos en las organizaciones reside en que, dado que los grupos cumplen tanto funciones formales como informales, bien pueden ser la unidad clave que facilite la integración entre los fines de la organización y las necesidades de sus miembros.

2.      Actividades de desarrollo del vínculo grupal, de la persistencia y cohesión del grupo: estas actividades permiten al grupo construirse y mantenerse al ayudar a satisfacer las necesidades de sus miembros y alentar la confianza, la reciprocidad y la cooperación entre ellos. Todas estas actividades son intentos de construir mejores relaciones dentro del grupo para que éste pueda mantenerse. Cohesión significa solidaridad. Cuanta más cohesión existe en el grupo, más probable es que tenga valores, actitudes y normas de comportamiento comunes. El grado de cohesión de un grupo afecta su rendimiento en la consecución de los objetivos. El grupo solo puede tener mucha cohesión si ha tenido éxito en la realización de sus actividades constructivas y propias de las tareas grupales, y en reducir al mínimo las actividades en provecho propio de sus miembros. La solidaridad se ve también afectada por la homogeneidad del grupo. Cuanto más necesitado esté de enfrentar desafíos y amenazas externas, mayor será su tendencia a cohesionarse.

3.      Actividades individuales: puesto que cada miembro de un grupo tiene su propio conjunto de necesidades, valores y objetivos singulares, los llevará a cabo siempre que no afecten el mantenimiento del grupo. Según Schein, las principales funciones psicológicas individuales que los grupos desempeñan con respecto a los miembros que los integran pueden encuadrarse dentro de las siguientes categorías:

–          Los grupos son un medio para satisfacer nuestras necesidades afectivas, de contención, de filiación, de amistad.

–          Sirven para incrementar y confirmar nuestro sentido de identidad y mantener nuestra autoestima.

–          Nos ayudan a reducir la incertidumbre que nos produce el medio social.

–          Nos permiten reducir la ansiedad, la inseguridad y la sensación de impotencia y de soledad frente a lo desconocido, a los desafíos o las amenazas.

–          Coadyuvan a resolver los problemas personales.

–          Nos permiten realizar actividades lúdicas, recreativas u otras que no se vinculan a la organización.

Actividades del liderazgo: el desarrollo de liderazgo cumple múltiples funciones  para el grupo, conforme a distintas situaciones: A) liderazgo fuerte, centrado en torno al líder, o directivo: en este caso el líder cumple y realiza muchos roles, desarrolla casi todas las funciones del grupo, controla las funciones claves, es el centro comunicacional del grupo. Este estilo de liderazgo es más autoritario. B) liderazgo laxo: los comportamientos claves son desempeñados por muchos miembros del grupo, el líder está limitado o auto limitado, es más democrático y participativo. Este liderazgo está centrado en torno al grupo, es más disperso, más relajado, hay comunicaciones laterales, no solo radiales. El liderazgo refuerza los componentes analizados en los puntos 1 y 2 y en el caso del liderazgo fuerte puede limitar las actividades individuales descriptas en el punto 3.

Estructura del grupo

Los grupos tienen una estructura que da forma a la conducta de sus miembros. Algunas de las variables estructurales son:

1.      Liderazgo: casi todo grupo tiene un líder. Líder es alguien que acepta realizar actividades orientadas a los fines del grupo, cumple una función integradora que asegura que todos los elementos están persiguiendo los mismos objetivos comunes y además busca potenciar el desarrollo del vínculo del mismo. También pueden existir en el grupo liderazgos compartidos, uno para un tipo de tareas y otro para otra.

2.      Roles: todos los miembros de un grupo son actores y cada uno de ellos desempeña un rol que son una serie de patrones de conducta esperada que se atribuye a alguien que ocupa un puesto determinado.

a)      La identidad del rol: son ciertas actitudes y conductas reales que son consistentes con un rol.

b)     La percepción del rol: es cómo la persona percibe que debe ser su desempeño.

c)      Las expectativas del rol: el líder y el resto de los miembros del grupo definen la forma en que uno debe actuar en una situación determinada.

d)     El conflicto de los roles: se presenta cuando una persona encuentra que cumplir los requisitos de un rol puede colisionar con la órbita del rol de otro integrante del grupo.

3.      El contrato psicológico: establecer el acuerdo tácito entre el líder (formal e informal) y cada uno de los demás miembros del grupo. Los miembros tienen unas expectativas acerca del jefe y éste acerca de cada uno de ellos. Cuando no se cumplen dichas expectativas suele haber sanciones e incluso la expulsión del grupo. Pero este contrato psicológico también se establece entre todos los integrantes del grupo entre sí como miembros del mismo y acerca de las expectativas y lealtades esperadas.

4.      Normas: todos los grupos tienen normas establecidas, es decir, estándares de conductas aceptables, que comparten todos los miembros del grupo. El grupo tiende a desarrollar una vida, una historia y una cultura propias. Al mismo tiempo sus miembros van desarrollando aproximadamente las mismas actitudes y valores y abandonando otros. Existe una socialización mutua entre los miembros del grupo. Estos parámetros de comportamientos, valores y actitudes se denominan normas y habrán de pautar el comportamiento grupal. Las normas señalan a los miembros lo que pueden o no pueden dejar de hacer en ciertas circunstancias. Por regla general, los grupos indican a sus miembros cuánto deben trabajar y cómo deben hacerlo.

5.      Estatus:   es la categoría o rango social que  otros conceden a un grupo o a sus miembros. Es importante que los miembros del grupo piensen que la jerarquía del estatus es justa. Cuando se percibe una injusticia o una incongruencia entre rol y estatus, se provoca un conflicto. El estatus es un factor importante para el desempeño de roles, pues es un motivador.

6.      Funciones de la comunicación en los grupos

a)      Controlar: la conducta de los miembros, a través de la comunicación informal.

b)     Motivar: se puede alentar a la motivación de los integrantes, diciéndoles qué hacer, cómo están haciendo algo, y/o qué hacer para mejorar.

c)      Expresar emociones: en el ambiente de trabajo se convierte en una puerta de realización de necesidades sociales.

d)      Informar: papel que desempeña cuando facilita la realización de una tarea o la toma de decisiones.

El grupo en la organización

Se puede también contemplar al grupo como un sistema social dentro de un sistema mayor: la organización.

Tipos de grupos en las organizaciones

El grupo formado a través y por la estructura organizacional formal se denomina grupo formal: es el formado para realizar tareas en el puesto de trabajo, es un grupo de trabajo o de tarea.

El formado dentro de la organización, pero sin ser reconocido o apoyado oficialmente por la organización formal, es un grupo informal.

1.      Grupos formales

Son los que, de manera deliberada son formados por una organización para realizar una tarea específica, claramente relacionada con la tarea organizacional. Las clases de otros grupos pueden ser:

a)      Grupos formales pertinentes.

b)      Grupos formales temporales. Se desestructuran como grupo al finalizar la tarea.

2.      Grupos informales

Dado que la gente tiene necesidades que trascienden el trabajo, es natural que traten de satisfacerlas con los miembros de la organización. Estas relaciones informales se convierten en grupos informales; por consiguiente, los grupos informales surgen de la combinación de factores formales y necesidades humanas.

c)      Tipos de grupos informales

–          Grupos horizontales: asociaciones informales formadas por miembros de la organización con más o menos un mismo rango y que trabajan en una misma área.

–          Grupos verticales: grupo informal formado por miembros de un mismo departamento pero de distinto rango.

–          Grupo mixto o formado al azar: miembros ubicados en niveles diferentes, pertenecientes a diferentes departamentos y a diferente localización física. Surgen por intereses diferentes o para suplir necesidades funcionales que la organización formal no alcanza a suplir.

Las etapas de desarrollo de los grupos en las organizaciones

1.      La etapa de la formación: se caracteriza por la gran incertidumbre en cuanto al propósito, la estructura y el liderazgo del grupo.

2.      La etapa de la tormenta: es de conflictos internos, hasta que los miembros aceptan la existencia del grupo.

3.      La etapa de la normatividad: se caracteriza por las relaciones estrechas y la cohesión. Se institucionalizan las normas.

4.      La etapa de la actuación: los grupos tienen una estructura interna claramente distinguible que surge con el curso del tiempo, ha sido aceptada y es funcional.

5.      La etapa de su transformación en equipo: paulatinamente va adquiriendo pautas de eficiencia y productividad en la obtención de las metas fijadas por la organización.

Equipos de trabajo en las organizaciones

Deep blue no le ganó a Gary Kasparov porque era una máquina, sino porque detrás de ella había un equipo, y le ganó al genio porque este estaba solo.

Diez años atrás la gente no hablaba en equipos. Estos existían, pero eran grupos convencionales, compartimientos estancos limitados a la función: contabilidad, finanzas, producción, publicidad, no siempre organizados con un criterio de rendimiento y eficiencia. Por eso comenzó a desarrollarse la idea de equipo.

Definiciones de equipo

Un equipo es un grupo estructurado alrededor de criterios de productividad y eficiencia en el logro de metas. Las tareas de baja complejidad en las organizaciones o aquellas propiamente individuales no se estructuran en equipos. Por el contrario, aquellas complejas, o donde se requiera desarrollar la creatividad y el aprendizaje organizacional, se desarrollan mejor en equipo.

También podemos decir que un equipo es un conjunto de personas para lograr determinada integración. Cada uno de los miembros debe realizar sus tareas convencido de que la correcta realización de estas redundará en beneficio del conjunto y de que un error por él cometido puede traer inconvenientes a la totalidad de dicho equipo. Cada miembro, a su vez, debe orientar sus intereses particulares en forma tal que se hallen de acuerdo con los de los demás, y no utilizarlos en provecho propio.

Un equipo requiere un equilibrio de competencias que permiten abordar la tarea con eficiencia. Drucker señala que un equipo es una serie de personas con diferentes antecedentes, habilidades  y conocimientos, reclutadas en distintas áreas de la organización que colaboran en una tarea específica y definida. Suele existir un líder o conductor del equipo, pero en cada ocasión el liderazgo se determina así mismo de acuerdo con la lógica del trabajo y la etapa específica de su desarrollo.

El éxito de nuestra moderna manera de vivir depende del trabajo en equipo. Cualquier equipo puede ser eficiente solo si utiliza las habilidades de los miembros en un esfuerzo más que en una serie de actividades individuales poco coordinadas (grupo).

El equipo es un microcosmos del ambiente de trabajo. En las organizaciones modernas, los equipos deben estar equilibrados. Deben tener personas que sean capaces de cuidar el detalle en una punta, mientras que en el otro extremo otros deberían dedicarse a explorar y desarrollar nuevas iniciativas.

Ya vimos que grupo es un conjunto de personas reunidas en un mismo lugar que forman una unidad o se consideran como un conjunto de personas interdependientes. En ese sentido constituye verdaderamente un sistema y no un conglomerado, una colección de individuos.

Veamos un ejemplo: quienes se encuentran todos los fines de semana para practicar un deporte, un hobby, o ir a bailar pueden ser un grupo, pero no un equipo. Si se organizan para competir en un torneo, se están convirtiendo en un equipo.

Las organizaciones tienen un conjunto de individuos y los forman, entrenan y estructuran como equipos con los siguientes propósitos.

1.      División del trabajo organizacional: en unidades de objetivos y resultados que agregan valor a un cliente interno o externo de la organización, en costo, calidad, tiempo y forma.

2.      Administración y control del trabajo: se permite que estas personas se autoorganicen y autocontrolen.

3.      Autorresponsabilidad: se les otorga poder para que solucionen problemas y tomen decisiones en su órbita de rol. También reexaminan y ratifican decisiones tomadas fuera del equipo. Coordinan sus tareas, y asignan roles y competencias interna en materia de tomas de decisiones.

4.      Creatividad: recogen y procesan información, desarrollan ideas, y crean y acumulan experiencia; aplican y desarrollan conocimientos, aportan ideas, resuelven problemas organizacionales, en sus tecnologías centrales y de gestión.

5.      Aprendizaje organizacional: acumulan conocimiento, aprenden, son las células de la memoria organizacional. Desarrollan y potencian las competencias individuales.

6.      Aumento del compromiso y la participación organizacional: motivan a los individuos al vincularlos con resultados tangibles de la organización.

7.      Negociación de la solución de sus conflictos: son una primera instancia de negociación y resolución de los conflictos organizacionales.

Ventajas del trabajo en equipo

El trabajo en grupo canaliza y promueve la participación del personal en la mejora de los procesos operativos de la organización y fomenta la creatividad, la iniciativa y el aprendizaje organizacional.

–          Los equipos aumentan la productividad. Como participantes más cercanos a la acción y al cliente, pueden apreciar mejor que el management convencional las oportunidades pata mejorar la eficiencia.

–          Los equipos mejoran la comunicación. El grupo intensifica la concentración en la tarea que se realiza. Se ocupa de compartir información y delegar el trabajo.

–          Los equipos realizan trabajos que los grupos corrientes no pueden hacer cuando la tarea es multifuncional, no existen individuos capaces de competir con un equipo formado por miembros versátiles.

–          Los equipos aprovechan mejor los recursos. Un equipo potencia y coordina las valías individuales.

–          Los equipos son más creativos y eficientes para resolver los problemas. Pues combinan múltiples perspectivas y capacidades.

–          Los equipos generan decisiones de alta calidad. Un equipo puede ser multidisciplinar y combinar diversas perspectivas, lo que mejora la calidad de las decisiones, aunque no su celeridad.

–          Los equipos generan bienes y servicios de mejor calidad. En tareas complejas que requieren la intervención y coordinación de más de un individuo, los equipos generan mejores productos.

–          Los equipos generan una mejora en los procesos. Solo un equipo que encuadra todas las funciones que contribuyen a un proceso puede comprender lo que ocurre y eliminar los obstáculos, acelerar los ciclos y aplicar la energía organizativa a la mejora continua.

–          Favorecen el aprendizaje de la organización. Las organizaciones acumulan su conocimiento en los equipos. Las organizaciones aprenden en equipo.

–          Los equipos contribuyen a diferenciar y a la vez a integrar. Los equipos permiten mezclar a las personas con distintas clases de conocimiento, sin las diferencias que rompen el tejido de la organización y la conduzcan a la fragmentación.

Qué es un equipo de trabajo

1.      Es un grupo real que interactúa entre sí. Los equipos de trabajo se componen de empleados que forman parte de una unidad de gestión y resultados de la organización. Sus miembros ocupan puestos de trabajo interrelacionados entre sí, en un área claramente diferenciada. Si composición es habitualmente fija. También existen equipos ad hoc, es decir que se estructuran para una determinada tarea y luego se disuelven.

a)      Comparten y desarrollan ciertos objetivos que guían sus acciones.

b)      Desarrollan normas internas que gobiernan su conducta en todas las esferas de su convivencia: el modo de decidir, el nivel y la calidad del esfuerzo, la resolución de conflictos, etcétera..

c)      Desarrollan internamente ciertos roles, en la división interna del trabajo.

d)      Desarrollan sentimientos de atracción mutua en grado diverso, aunque también puede darse (y es habitual que se den) sentimientos negativos.

2.      Son unidades de objetivos y resultados. Desarrollan una actividad cuyo resultado es un producto o un servicio entregado en cierto tiempo, con ajuste a normas de calidad y a determinado costo. Son responsables de agregar unidades de valor identificable o mensurable a un producto o servicio destinado a un cliente interno o externo de la organización.

3.      Se autoorganizan. Son responsables en cierto grado de su organización interna. Por ejemplo, de la asignación de los puestos de trabajo, de la calidad, del entrenamiento de sus miembros, del enriquecimiento y ampliación de la tarea (Job Enrichment-job enlargement). Tienen poder para tomar sus decisiones, sujetas a revisión superior (empowerment).

Condiciones que ha de reunir el proceso conducente a que un equipo de trabajo sea eficaz

1.      El esfuerzo puesto por el equipo deberá ser reconocido y premiado si logra los objetivos de calidad y cantidad establecidos en las metas.

2.      Los miembros del equipo deberán poseer las competencias requeridas por las tareas establecidas en el directorio de competencias de la organización. De no poseerlas, se deberá capacitarlos y entrenarlos hasta que lo logren.

3.      El equipo deberá desarrollar una organización interna y métodos de trabajo que faciliten el alcance de los objetivos marcados.

4.      El equipo deberá ser dotado del poder necesario para desarrollar su accionar (apoderar, delegar, descentralizar).

Criterios para juzgar la eficacia de un equipo de trabajo

1.      El resultado de la actividad del equipo debe alcanzar o exceder los niveles de cantidad, calidad, costo y tiempo, en fin, eficiencia, fijados en las metas.

2.      La experiencia del trabajo en el equipo debe ser suficientemente enriquecedora, satisfactoria y reconocida para sus miembros. Trabajar en el equipo debe ser motivador.

3.      Los procesos sociales que se desarrollan en el equipo deben ser de un orden tal que contribuyan a mantener o a mejorar su cohesión, aprendizaje y capacidad para el trabajo conjunto.

Factores que configuran las condiciones conducentes al logro de la eficacia

Las condiciones anteriores dependen de los cuatro factores siguientes:

1.      El modo como haya sido diseñado el equipo.

2.      La presencia de un marco organizativo-normativo-cultural-favorable.

3.      El desarrollo dentro del equipo de procesos interpersonales que alienten la cooperación, colaboración y el esfuerzo de sus miembros.

4.      El equipo recibe información fiable (feedback) sobre los resultados de su trabajo.

Diseño del equipo

1.      Diseño de la tarea. La motivación para realizar el esfuerzo requerido será mayor si la tarea reúne los siguientes atributos, los mismos que se han identificado para que una actividad sea intrínsecamente atractiva.

–  La tarea requiere una variedad de destrezas.

– La tarea constituye un desafío.

Los resultados del trabajo en equipo son importantes (significativos) para otras personas, ya sea dentro o fuera de la organización (clientes internos o externos).

2.      Composición del equipo

–          Deberá ser del tamaño adecuado para completar el producto o servicio.

–          Sus miembros deberán ser componentes interpersonalmente (deben tener el mix adecuado de conocimientos, destrezas, capacidades, habilidades, actitudes, aptitudes).

–          Deberá tener una heterogeneidad moderada (dad la variedad de funciones que han de cumplirse) dentro de la homogeneidad necesaria para que formen un grupo.

Normas sobre rendimiento. Un equipo de trabajo ha de ser un grupo, con sus propias normas, pero estas han de ajustarse a las exigencias de la tarea que tienen encomendada. Para facilitar estas normas se abren dos vías: o bien que un agente externo (supervisor o staff) recomiende la operativa adecuada; o bien que el agente externo preste ayuda al equipo para que aprenda a desarrollar estas normas; o mixto, entre el nivel superior de la organización y el equipo se establecen las metas, las normas y los parámetros de medición.

4.      Marco organizativo favorable

1.      Objetivos y sistemas de seguimiento en colaboración con el equipo. Los equipos de trabajo requieren  un marco organizativo en el que funcione la dirección por objetivos, de tal modo que la dirección y los equipos establezcan de mutuo acuerdo los objetivos de cada período. También se requieren cuadros de mando integral o tableros de comando, que proporcionen información ágil sobre el grado de logro de los objetivos, de tal modo que los directivos y los equipos dispongan del feedback que necesitan para evaluar y ajustar la acción.

2.      Incentivos ligados al rendimiento del equipo. Premios establecidos por el logro de las metas.

3.      Desarrollo de competencias. Capacitación y entrenamiento a los miembros para que desarrollen las competencias necesarias para la tarea en los roles asignados, en el nivel técnico, administrativo gestional y socioparticipativo.

4.      Marco regulatorio claramente definido. El ámbito de competencia y de autonomía del equipo y los estándares a los que debe ajustarse su esfuerzo.

5.      Eventualmente, procedimientos de valoración del rendimiento que cuenten con la opinión de los miembros del equipo sobre la contribución de sus compañeros. Evaluación de pares, análisis de 360º.

Desarrollo de procesos interpersonales cooperativos

Los procesos interpersonales favorables para el desarrollo de un equipo son los mismos que ya se han analizado para los grupos, con el agregado del rendimiento. Solo cuando el equipo ha desarrollado su “constitución” interna, puede centrar su esfuerzo en rendir para alcanzar la cantidad y calidad requeridas.

Esos procesos interpersonales favorables son necesarios para que:

a)      Los miembros del grupo se coordinen con agilidad.

b)      Surja un “espíritu de equipo que estimule el compromiso.

c)      Se ponderen correctamente las contribuciones de sus miembros, de tal modo que se respeten equitativamente las legítimas diferencias individuales y no se generen conflictos por diferente ponderación comparativa de los esfuerzos. La reciprocidad y la justicia en el esfuerzo son primordiales en el equilibrio interno del equipo.

d)      Se intercambien conocimientos y haya un aprendizaje colectivo.

e)      Se desarrollen fórmulas de organización interna y métodos de trabajo ajustados al cometido del equipo. Que lo social y lo técnico se unan armónicamente en un sistema sociotécnico.

Retroalimentación (Feedback)

Los equipos deben recibir información acerca de los resultados y de su desempeño, de los clientes internos y externos y de sus jefes. Se deberá discutir con estos elementos qué se hizo y cómo se lo realizó. Esto le permitirá al equipo reprogramarse y mejorar su desempeño.