Los sistemas de organización se presentan en forma intuitiva y con objetividad en los llamados organigramas, conocidos también como cartas o graficas de organización.
Consiste en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de éste puesto, y en ocasiones el nombre de quienes lo ocupan) representándose, por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad.
¿COMO SE DISEÑA UN ORGANIGRAMA?
Los organigramas deben ser claros, y por ellos se recomienda que no contengan un número excesivo de cuadros y de puestos, ya que en vez de ayudar a la estructura administrativa, puede producir mayores confusiones. De esta manera dichos cuadros deben de tener una separación considerable.
Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados. Ya que se dice que los organigramas son el cuerpo administrativo, y los mas frecuente es comenzar por el Director , o Gerente General y terminarlos con los Jefe o Supervisores del ultimo nivel. Cabe destacar que en ocasiones se incluye a la asamblea de Accionistas y el Consejo de Administración.
Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas. Cuando se desea que aparezcan los nombres, es conveniente colocarlo dentro del mismo cuadro pero con una letra mayor el nombre del puesto y con una letra menor el nombre de la persona que lo ocupe.
Los organigramas no pueden representar un numero muy grande de elementos de una organización. Únicamente sirven para indicar el nivel jerárquico de una empresa.
¿CUÁLES SON LOS TIPOS DE ORGANIGRAMAS?
Los organigramas pueden ser horizontales, verticales, circulares y escalares.
VERTICALES: cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente.
HORIZONTALES: representan los mismos elementos de los anteriores y en la misma forma , solo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.
CIRCULARES: están formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad.
ESCALAR: consiste en señalar con distintas sangrías e el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes. Estos márgenes son poco utilizados, y aunque resultan muy sencillos, carecen a nuestro juicio de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para ser destacado adecuadamente.
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