Una organización es un conjunto de individuos que poseen un objetivo común. Para lograr dicho objetivo, desarrollan, en forma coordinada, actividades que insumen recursos. Además se encuentran inmersos dentro de un contexto. Para poder organizar las actividades es imprescindible dividir el trabajo.
Esto permite coordinar las acciones y desarrollarlas en forma correcta.
El organigrama es una herramienta que se utiliza para representar aspectos de las organizaciones más específicamente su estructura.
La estructura de una organización, es el producto de las relaciones que se establecen en dicha organización. Es el resultado de las interacciones de los individuos que la integran.
La estructura organizacional es la manera en que las actividades de una organización se dividen, organizan y coordinan entre sí.
A continuación se detallan los diferentes tipos de estructuras organizacionales:
Estructura formal: Es la estructura explícita y oficialmente reconocida por la organización. Es el conjunto de normas y pautas preestablecidas dentro de una organización, las cuales generan relaciones formales y se encuentran dadas por mecanismos de coordinación básicos que garantizan relaciones fomales y se encuentran dadas por mecanismos de coordinación básicos que garantizan el logro de los objetivos globales de la organización. De cualquier manera estas estructuras formales son dinámicas para así poder adaptarse a distintos contextos a medida que va pasando el tiempo. Ejemplo de estructura formal, son los puestos jerárquicos, las funciones, etc.
Estructura informal: Se encuentra conformada por las relaciones humanas (interpersonales) que afectan sus decisiones internas, es decir, deforman de manera positiva o negativa a la estructura formal. Por otro lado, la estructura informal goza de mayor dinamismo que la estructura formal ya que se encuentra formada porlas relaciones humanas. Ejemplos de estructura informa son los vínculos amistosos extralaborales del grupo de trabajo.
Una organización debe poseer una estructura flexible, predispuesta a adaptarse a los cambios. Sin embargo, ésta debe existir formalmente (estar definida) ya que ordena el funcionamiento con el fin de cumplir los objetivos. Las empresas no se encuentran ajenas a esta situación.
Generalmente en el caso que sea una empresa de pequeña envergadura la formalizaicón de la estructura no es necesaria (todos los integrantes se conocen en forma directa). Una vez que la misma comienza a evolucionar se hace necesario diseñar e implementar una estructura formal. Se aconseja su establecimiento por consenso para así resolver algunos conflictos. Finalmente, en el caso de una empresa de gran envergadura, resulta imprescindible establecer todos los elementos necesarios para formalizar su estructura (manuales de funciones y procedimientos, organigramas, cursogramas, diagramas de flujo, repositorios de datos, etc.). Todos estos elementos deben estar gestionados en forma eficiente para así reflejar la dinámica de la empresa. Es por esto que, en la mayoría de los casos, la estructura formal no se define antes que la organización se genere sino que el crecimiento y la evolución natural de la misma presentan la necesidad.
Para poder transitar por este proceso de diseño de la estructura organizacional se sugieren una serie de pasos elementales.
Pasos básicos para el diseño de la estructura de una organización:
Paso Nº1: definir y formalizar los objetivos. Consiste en determinar con claridad y precisión los fines que persigue la organización. Se recomienda establecer el conjunto de actividades que pretende llevar a cabo para cumplir con los objetivos propuestos.
Paso Nº2: establecer las funciones necesarias que permitan cumplir con los objetivos. Este paso pretende obtener una lista de todas las tareas que deberán desarrollarse en la empresa para poder llevar a cabo las funciones definidas en el paso anterior. Se deberá incluir un cálculo aproximado de los recursos y puestos de trabajo necesarios para poder implementar la lista.
Bibliografía: Universidad Tecnológica Nacional -FRBA – Ingeniería en Sistemas de Información. Materia: Sistemas y organizaciones. Ing. María Florencia Pollo Cattaneo. Año 2008
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