La comunicación interna permite que la gente sienta que puede expresarse y que sus ideas serán valoradas en su trabajo, por lo que resulta de suma importancia para la motivación del personal. A su vez, según varios estudios, una buena comunicación generará menos malos entendidos entre los empleados, y un mayor compromiso de éstos con el trabajo.
Es preciso crear numerosos canales de comunicación interna para que la información se mueva hacia arriba (desde empleados a directivos para expresar sus sentimientos), hacia abajo (de directivos a empleados de menor jerarquía para aplicar las decisiones tomadas), y lateralmente (entre pares), dentro de las complejas estructuras organizativas de cada compañía.
La información circulante es de dos tipos: sobre hechos (elementos de información que se pueden medir o describir de manera objetiva como el costo de una computadora) o sobre sentimientos (respuestas emocionales de los empleados ante decisiones o acciones de los directivos de la compañía).
Cómo funciona la comunicación
La comunicación comienza cuando un emisor desea enviar un mensaje. A partir de allí lo codificará y seleccionará el canal adecuado. Para los hechos, el mensaje puede estar codificado en palabras, para transmitir sentimientos quizá sea mejor codificar en lenguaje corporal o en el tono de voz.
Es importante la retroalimentación para que no se produzcan malos entendidos, clarificando el verdadero significado del mensaje. Este tipo de comunicación se denomina bidireccional ya que el emisor y el receptor interactúan entre sí cambiando permanentemente sus roles.
Cómo facilitar una comunicación eficaz
Los métodos más importantes para difundir información dentro de una empresa son:
El manual de empleados: se encuentra la información necesaria para que el empleado logre un desempeño óptimo, así como también las condiciones y el reglamento de la empresa, y los derechos y deberes que tiene cada empleado. También se informa a los supervisores la forma de evaluar a los empleados, para evitar decisiones arbitrarias que generan repercusiones negativas entre los trabajadores.
Comunicaciones escritas: Los memorandos son un medio útil de transmitir los cambios que pueden producirse en las distintas políticas y procedimientos de la empresa. Los informes financieros deberían difundirse de esta manera para que los empleados conozcan los resultados de la empresa y reciban una retroalimentación de su rendimiento global.
Boletín informativo: Es una pequeña publicación (de diversa periodicidad) con información referente a acontecimientos importantes, reuniones, cambios de organigrama, novedades, etc.
Comunicación electrónica: Los e-mails facilitan la forma de comunicarse entre empleados de una empresa mediante el envío de mensajes a través de las computadoras personales de éstos, que están conectadas a una red. Este medio es muy rápido y se puede llegar a un gran número de empleados, pero al ser tan fácil de usar, puede generar un exceso de información y el consecuente “ruido” en la comunicación.
Reuniones: Se celebran en diferentes niveles facilitando el diálogo y las relaciones interpersonales entre empleados que no suelen interactuar por la posición que ocupan. Las reuniones mal planificadas pueden ser una pérdida de tiempo, y consecuentemente, pueden afectar la productividad de la compañía.
Retiros: consiste en llevar a los empleados a lugares tranquilos en donde se mezcla el trabajo con actividades recreativas, para afianzar los lazos entre empleados, y crear una consciencia de grupo.
Comunicaciones informales: Los “rumores de oficina” o el constante radiopasillo, se producen de manera espontánea entre empleados y generalmente refieren a medidas tomadas por la empresa.
Gestión mediante paseos: El director “pasea” por toda la empresa de forma que los empleados tengan la oportunidad de realizar sugerencias o reclamos.
Estudios de actitud del empleado: Se le pide al empleado que responda como se siente con respecto al trabajo, a su relación con el supervisor, y demás, para identificar que grupos atraviesan problemas en sus relaciones internas.
Procedimientos de apelación: Permite a los empleados dar respuesta a las actuaciones de la gerencia y discutir decisiones de la dirección, lo que permite que se sientan más seguros y confiados con la empresa.
Programa de asistencia al empleado: ayudan al empleado a afrontar problemas personales que interfieren en su rendimiento como puede ser el consumo de drogas, que pueden afectar su productividad.
Sistema de sugerencias: Está diseñado para valorizar las buenas ideas de los empleados. Para ello, los directores deben tener un comité de evaluación, aplicar las sugerencias, agradecer a quién la haya realizado, y establecer una recompensa.
Premios de reconocimiento: Agradecimiento público a empleados que hacen contribuciones notables a la empresa, que suelen convertirse en modelos para los demás empleados.
Para que los métodos mencionados tengan eficacia, la información debe utilizarse con ética (en algunos casos de manera confidencial), y los supervisores deben actuar, aplicando las sugerencias para que los empleados vean los cambios, de lo contrario, éstos verán a sus distintos tipos de contribuciones como algo realizado en vano y no volverán a colaborar.
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