Hoy en día, las distracciones en el trabajo se han convertido en la norma en lugar de la excepción. Según un estudio llevado a cabo por Steelcase, compañía especializada en equipamiento de espacios de trabajo, un tercio de los trabajadores de todo el mundo no logra concentrarse en sus oficinas.
Las conversaciones en voz alta, seguido de los compañeros charlatanes y la sobrecarga de e-mails constituyen las principales causas de distracción en el trabajo. Éstas, junto a otras como las llamadas de teléfono, el What’s up, las interrupciones de los jefes, o las distracciones mentales, hacen que cada trabajador pierda una media de 86 minutos de su tiempo de trabajo. Si multiplicamos ese tiempo por día y por trabajador, el resultado arroja una pérdida de tiempo ingente que, traducido a dinero, supone un impacto más que evidente en la cuenta de resultados de cualquier compañía.
El silencio, seguido de la privacidad y el aire fresco, son los principales elementos que los empleados demandan para estar más concentrados; aunque en el acto de concentrarse y atender tiene mucho que ver nuestro cerebro. Para entenderlo, Steelcase ha llevado a cabo una investigación con neurocientíficos estadounidenses que arroja las claves para que los trabajadores se concentren mejor. Los resultados de los descubrimientos han inspirado nuevas perspectivas y han dado lugar a nuevas ideas sobre cómo los entornos de trabajo, cuando se diseñan correctamente, pueden ser una herramienta eficaz y productiva que ayude a los trabajadores a gestionar mejor su atención.
Así es nuestro cerebro
Gracias a la investigación realizada por Steelcase, se ha descubierto que existen multitud de mecanismos biológicos implicados en la actividad de la atención.
La corteza prefrontal, considerada como el CEO del cerebro, es quien dirige nuestra atención. Pero los neurocientíficos que han participado en este estudio han descubierto otros elementos que también influyen en la atención. Nuestro estado psicológico de alerta mental es un factor importante, porque cuando fluctúa, también lo hace nuestra atención. Así, cuando estamos cansados y aletargados nos cuesta controlar nuestra atención y cuando estamos excitados, nuestras mentes pasan de una cosa a otra constantemente.
Otro sistema clave del cerebro que afecta al nivel de atención y alerta mental es el sistema límbico, es decir, distintas partes del cerebro relacionadas con la supervivencia. El sistema límbico nos anima a prestar atención a los estímulos que provocan miedo o entusiasmo. John Medina, biólogo de desarrollo molecular de la Washington State University, explica que “el cerebro humano responde de manera natural a lo inesperado, lo que hace que seamos muy fáciles de distraer”.
Por supuesto, no todas las distracciones son externas. También nos distraen nuestros pensamientos y preocupaciones internas. Trey Hedden y John Gabrieli, neurocientíficos del MIT que han participado en esta investigación, han descubierto que la corteza prefrontal media es la que da lugar a los lapsos de atención generados internamente y es la que se activa a través de pensamientos sobre nosotros mismos o sobre otras personas.
La atención también es una función de la orientación motriz, es decir, lo cerca que estemos de un estímulo sensorial afecta al nivel de atención que le prestaremos. Por eso, a los estudiantes que se sientan cerca del profesor les cuesta menos prestar atención que a los que se sientan lejos.
Cómo funciona el cerebro en el trabajo
Resulta prácticamente imposible mantener nuestra concentración activa durante las 8 horas diarias de trabajo (o más). ¿El motivo? La concentración es un recurso limitado. Igual que el resto de nuestro cuerpo, el cerebro consume energía que obtiene a través de la glucosa y el oxígeno. Las actividades como el análisis, la priorización, la planificación y otros tipos de pensamiento crítico consumen grandes cantidades de energía. A medida que el suministro de energía se reduce, el cerebro se cansa. Como nuestro cerebro consume tanta energía (hasta un 20% de la energía de nuestro cuerpo), el ser humano ha desarrollado mecanismos fisiológicos para asegurarse de no desperdiciar este suministro limitado. Por este motivo, cuando nuestra corteza prefrontal se enfrenta a una tarea compleja aumenta nuestra tendencia a distraernos. Se trata de un sencillo mecanismo de ahorro de energía. El problema viene cuando intentamos seguir concentrados cuando nuestro cerebro está cansado. Hay muchas distracciones y al final evitamos las tareas complejas, aprendemos poco, recordamos menos y cometemos errores.
Aprender a concentrarse en el puesto de trabajo
Uno de los descubrimientos más importantes de la neurociencia es la neuroplasticidad, es decir, la prueba de que las personas pueden cambiar la estructura física de sus cerebros creando, reforzando y consolidando las redes neuronales. Esto significa que, en lugar de sucumbir constantemente a las distracciones porque estamos intentando retener en nuestra mente muchas cosas al mismo tiempo, tenemos oportunidades reales de entrenar el cerebro para que adopte hábitos positivos.
Parte del problema de la distracción, así como de su solución, reside en nosotros mismos. Si cambiamos nuestros hábitos existentes podremos obtener un mayor control sobre nuestros cerebros y, por ende, sobre nuestras vidas.
Concentración
Cuando necesitamos concentrarnos mucho en una tarea, es importante que evitemos las distracciones no deseadas. Ya sea apagando nuestros teléfonos durante un rato, revisando completamente cómo gestionamos nuestro día o descansando mejor. La premisa principal para que un entorno laboral favorezca la concentración es que proporcione a los trabajadores un rango de espacios diferentes que permita a las personas elegir dónde y cómo trabajar en función del tipo de actividad que estén realizando y el nivel de concentración que le requiera. De este modo, los trabajadores podrán seleccionar el nivel adecuado de control de los estímulos y de la información. Hay personas que logran concentrarse en un ambiente bullicioso, como el de una cafetería, aunque en la mayor parte de las ocasiones, los trabajadores necesitan silencio para llevar a cabo una tarea que les exija concentración. En la diversidad está la clave.
Regeneración e inspiración
Aunque la autorregulación es necesaria para mantener bajo control la atención, es importante señalar que las distracciones pueden ser oportunidades para dar a nuestro cerebro el respiro que necesita para poder seguir manteniendo la atención. Poder acceder fácilmente a los compañeros de trabajo, a lugares donde comer y a espacios para el descanso ayuda a los trabajadores con exceso de carga cognitiva a adquirir una nueva perspectiva, a regenerar su cerebro y a buscar energía para seguir concentrado en el trabajo.
La activación: poder trabajar en una variedad de posturas
Está demostrado que, tanto en el proceso creativo como de concentración, la postura física juega un papel fundamental. El movimiento aumenta la atención mediante el bombardeo de oxígeno y sangre fresca a través del cerebro y la liberación de hormonas positivas. Por ello, las oficinas deben ofrecer mobiliario versátil que permita trabajar tanto de pie como sentado o, incluso, que te permita hacer ejercicio a la vez que trabajas. Asimismo, también será necesario que las oficinas ofrezcan zonas donde los trabajadores puedan estirar las piernas y pasear para activar el cerebro.
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