Un plan de comunicación es una herramienta de gestión de la información que permite a la institución o empresa alcanzar unos objetivos por medio de una metodología determinada. A pesar de que la definición puede resultar sencilla, el diseño y ejecución del plan de comunicación institucional, no lo es tanto. Las organizaciones deben disponer de un plan de comunicación de carácter general y otro específico para situaciones concretas que podría ser contemplado dentro del primero. Es decir, deberían considerar una estrategia global de información y comunicación permanente que regule la actividad de la institución o empresa día a día y que determine con exactitud los objetivos a corto, medio y/o largo plazo. Pero además, esta estrategia debe reparar también en las situaciones de comunicación específicas que se puedan producir, aunque tengan carácter extraordinario como por ejemplo, la comunicación de crisis.
Los planes de comunicación pueden elaborarse como estrategias globales de una empresa o institución: Plan Anual de Comunicación o como actuaciones concretas que puedan llevarse a cabo, como el lanzamiento de un nuevo producto, una campaña política concreta (antes de unas elecciones) o la celebración de un congreso. Todas ellas, en cualquier caso, deberían seguir pautas idénticas que deben cumplirse para obtener éxito en los fines que nos proponemos.
Sin embargo, es recomendable que este plan de comunicación determine de qué manera obrar en una situación crítica para la empresa, ya que cuando ésta tiene que hacer frente a un momento complicado, el tiempo es muy importante y los esfuerzos deben ir encaminados a determinar de qué manera actuar siguendo una pauta preestablecida. Además, conocer el procedimiento informativo/comunicativo en situaciones especiales confiere un mayor aplomo y tranquilidad a la institución o empresa frente a los públicos internos y/o externos que hayan desencadenado la situación de crisis.
La importancia que en nuestros días tiene la información ha hecho que las diferentes instituciones sociales dispongan, cada vez más, de gabinetes de comunicación, que son las áreas responsables de elaborar los planes de comunicación. Sus profesionales deberán ser, por lo tanto, excelentes conocedores de las técnicas periodísticas, así como expertos en marketing, publicidad y relaciones públicas.
Conviene dejar bien claro que el plan de comunicadión es simplemente un medio, una herramienta sobre la que no debe, bajo ningún concepto, sustentarse ni la filosofía ni la actividad de la empresa o institución. Es decir, un plan de comunicación no soluciona problemas de fondo. Puede servir para salvar una situación concreta a corto plazo (quizás medio) pero nada más. Si la organizaión desconoce cuál es su razón de ser o a qué aspira en el entorno en el que desarrolla su actividad, el plan de comunicación no servirá para nada.
Medios sociales
Hoy en día todos los planes de comunicación de una empresa incluyen una estrategia para medios sociales que son cada vez más influyentes a la hora de promover la imagen corporativa, productos y servicios.
Blibliografía: “La comunicación en el protocolo” Ediciones Protocolo. Julio César Herrero. Juan Luis Fuente Lafuente. Madrid. 2004
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