El reporte interno es una herramienta útil para el área o responsable de recursos humanos de cualquier empresa. Muchas organizaciones cuentan con una herramienta de este tipo, aunque no la llamen así. El reporte interno puede ser utilizado en empresas grandes, Pymes, multinacionales, ONGs ú organismos del Estado. Se puede implementar en toda la empresa o sólo en un área.
Trata temas generales, debe ser individual y entregado al área de recursos humanos. En el reporte los empleados reportan desde temas relacionados con la seguridad, infraestructura (ventanas, puertas rotas, falta de elementos de trabajo) la capacitación, problemas varios del lugar de trabajo, consultas por fallos en temas de administración como errores en la liquidación de haberes, preguntas sobre acceso a beneficios, o sugerencias. También puede ser utilizado para denunciar acoso, ú otros temas de gravedad.
En empresas con gran dotación puede ser electrónico el reporte, puede subirse a la Intranet o distribuirse por mail y se devuelve a una casilla del área recursos humanos por la misma vía.
Este reporte, es lo que se conoce en marketing como una queja o reclamo de un cliente que también puede ser aplicado para el cliente interno en pos de la mejora del clima laboral y la satisfacción del empleado con la empresa.
Lo que se espera con este reporte es que todos los empleados colaboren en mejorar no sólo los procesos de trabajo, sino el lugar de trabajo. Denuncien situaciones irregulares, falta de mantenimiento, etc. Es una forma de que todo lo que pase en la empresa y sea imperceptible al área de recursos humanos o a la alta dirección quede reportado y se puedan tomar medidas.
El papel de los jefes
Hay temas que pueden ser competencia de los jefes y otros no. Puede ocurrir que si los jefes directos no son involucrados en los temas que denuncian sus colaboradores, pueden boicotear el uso del reporte. Lo ideal es consensuar con los jefes el uso de esta herramienta, incluso al principio premiar a aquellos cuyos equipos hayan emitido mayor cantidad de reportes.
La empresa Metrogas Argentina tiene un sistema de reportes internos para sus 900 empleados que funciona muy bien, sobre cuestiones de seguridad. Cualquier tema o problema de seguridad que detecte un empleado (cables en mal estado, etc.) completa un informe que entrega a la Gerencia de Seguridad e Higiene y según fuentes la solución es rápida y diligente.
La utilidad de esta herramienta se basa en:
a) promover desde recursos humanos y cada jefe, el uso del reporte. Cuando un empleado realice una queja o sugerencia en forma verbal, invitarlo para que se formalice a través de un reporte a fin de que se pueda ofrecer una solución concreta y su pedido quede registrado.
b) responder a la persona en forma individual en un plazo razonable vía correo electrónico o por escrito. De esta manera la empresa da la idea de que toma muy seriamente las sugerencias de sus empleados.
c) reportar el problema al área que corresponda y gestionar la resolución de manera diligente.
Puntos del reporte:
ID o código de identificación (un número para distinguir el reporte)
Fecha:
Nombre y Apellido:
Área:
Cargo:
Correo electrónico: (a fin de enviar una respuesta)
Observaciones:
¿Quien responde el reporte?
El reporte lo puede responder cualquier persona del área recursos humanos. Puede ser el responsable de comunicación interna o un analista o el mismo Gerente o Director. Lo ideal que la respuesta no demore más de una semana.
Aspectos problemáticos que pueden surgir
Hay personas que pueden considerar que la utilización de un reporte es una denuncia que puede perjudicarlo. El reporte es una hoja informativa, para resolver problemas cotidianos y a veces problemas importantes. Es importante que el área recursos humanos, garantice que nadie será perjudicado por la utilización de estos reportes. Una vez resuelto el problema, puede archivarse el reporte con el fin de tomar acciones a futuro para que no vuelva a ocurrir.
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