¿Qué es un proceso organizacional?
Un proceso puede definirse como un conjunto de secuencias horizontales de actividades interrelacionadas o que interactúan, que transforma las entradas (necesidades) en resultados (objetivos) para satisfacer las necesidades de los clientes o partes interesadas. Los insumos y productos previstos de un proceso pueden ser tangibles (como equipos, materiales o componentes) o intangibles (como energía o información). Los productos también pueden ser involuntarios, como residuos o contaminación. El proceso necesita un recurso que proporcione la energía necesaria al proceso para que se produzca la transformación de la entrada al resultado. Cada proceso tiene clientes y otras partes interesadas con necesidades y expectativas sobre el proceso, que definen los resultados requeridos del proceso.
Un proceso es una combinación interactiva en cualquier nivel de complejidad, de personas, materiales, herramientas, máquinas, automatización, instalaciones de software y procedimientos diseñados para trabajar juntos con el objetivo común de producir productos de esa calidad que el cliente necesita. El proceso es central para el sistema de producción en la organización. El proceso infunde calidad en el producto.
Los objetivos de un proceso son normalmente (i) operación de bajo costo, (ii) alto rendimiento, (iii) calidad constante del producto, (iv) alto nivel de productividad, (v) alto rendimiento y (vi) personalización del producto.
Una organización para funcionar cuenta con varios procesos. La organización puede alcanzar sus metas y objetivos de manera eficiente y efectiva solo si todos los procesos operan con un alto nivel de productividad.
¿A qué llamamos productividad?
La productividad es la calidad o el estado de ser productivo. Es la medida de cómo se gestionan los recursos especificados para lograr objetivos oportunos establecidos en términos de calidad y cantidad. Indica qué tan bien se utilizan los recursos tales como materiales, mano de obra, capital y energía, etc.
La productividad se define como la relación entre producción y entrada. Un aumento en la productividad significa un aumento en la producción que es proporcionalmente mayor que el aumento en la entrada.
La productividad es la relación cuantitativa entre lo que el proceso produce y lo que gasta para producir. La productividad no es más que una reducción en el desperdicio de recursos como los hombres, el material, la máquina, el tiempo, el espacio, el capital, etc. La productividad denota la relación entre el producto y uno o todos los insumos asociados. En palabras de Peter Drucker, productividad significa
un equilibrio entre todos los factores de producción que proporcionan el máximo rendimiento con el menor esfuerzo.
La productividad de un cierto conjunto de recursos (insumo) es, por lo tanto, la cantidad de bienes o servicios (producto) que producen. La tierra y los materiales de construcción, máquinas, mano de obra (mano de obra), tecnología, etc. son los recursos a disposición de la organización. Por lo tanto, una mayor (mejor) productividad significa que se produce más con el mismo gasto de recursos, es decir, al mismo costo en términos de tierra, materiales, máquina, tiempo o mano de obra, o bien, se produce la misma cantidad a un menor costo en términos de tierra , materiales, tiempo de la máquina o mano de obra que se utiliza.
¿Cuáles son los factores que afectan la productividad de los procesos?
Hay varios factores que afectan la productividad de los procesos y, por lo tanto, el rendimiento de la organización. Algunos factores tienen un efecto positivo en la productividad de los procesos, mientras que otros factores tienen una influencia negativa en la productividad. Algunos de estos factores se pueden controlar mientras que los otros no se pueden controlar. Los factores importantes que afectan la productividad se enumeran a continuación.
Inversión de capital: las inversiones de capital en la tecnología, los equipos y las instalaciones influyen en la productividad del proceso. Cualquier ahorro en estos elementos de proceso puede tener un gran efecto negativo en la productividad del proceso.
Materiales de entrada: la calidad del material de entrada tiene una gran influencia en la productividad del proceso. Algunos materiales de entrada pueden tener un menor costo por unidad de peso, pero tienen un gran impacto adverso en la productividad del proceso debido a que su calidad es inferior a la calidad necesaria para el proceso.
Capacidad de proceso: la capacidad del proceso influye en su productividad. Con una gran capacidad, la productividad del proceso mejora debido a las economías de escala.
Tecnología del proceso: la tecnología seleccionada para el proceso juega un papel muy importante en la determinación de la productividad del proceso. Para varios procesos, hay tecnologías alternativas disponibles para producir el mismo producto. Estas diferentes tecnologías normalmente tienen diferentes niveles de productividad. En algunos casos, la tecnología seleccionada puede ser la misma, pero la velocidad del proceso influye en la productividad. Como ejemplo, un tren de laminación con menor velocidad máxima de laminación no puede tener la misma productividad que el tren de laminación que tiene una velocidad máxima de laminación más alta.
Control del proceso: para un funcionamiento sin problemas del proceso, se requieren actividades adecuadas de control del proceso. Bajo control de proceso, existen dos tipos de variable. Son variables manipuladas que se pueden ajustar y las variables controladas que se ven afectadas por los ajustes. El control del proceso es una función importante de la gestión del proceso. A través del control del proceso, se garantiza que las actividades del proceso estén bajo control y que den los resultados deseados con respecto a la calidad del producto al nivel de productividad deseado.
Automatización de procesos: la automatización de procesos se utiliza para vincular el proceso con los sistemas de control remoto con frecuencia a través de la tecnología de la información. La automatización de procesos está equipada con sensores de contacto remoto o sin contacto e interfaces estandarizadas, y, en algunos casos, elimina totalmente las interferencias humanas. Esto ayuda a eliminar los errores humanos durante la operación del proceso. El proceso operado manualmente no puede competir con el proceso automatizado con respecto a la productividad del proceso. La automatización de procesos tiene un gran impacto en la productividad del proceso.
Mano de obra: el conocimiento, la experiencia y el comportamiento de la fuerza de trabajo son los factores principales que ayudan a mantener la productividad del proceso. Para maximizar la productividad del proceso, tanto el conocimiento como la experiencia de la fuerza laboral son necesarios ya que estas cualidades mejoran las habilidades de la fuerza de trabajo y, por lo tanto, tienen una influencia vital en la productividad del proceso. Las habilidades de la fuerza laboral se pueden mejorar mediante capacitación y educación. La capacitación y la educación también ayudan a moldear el comportamiento de la fuerza de trabajo.
Ambiente en el lugar de trabajo: el entorno del lugar de trabajo tiene una gran influencia en la productividad del proceso. Un ambiente de trabajo donde el trabajador puede trabajar sin tensión, que es seguro para trabajar, y que es limpio y ordenado tiene un gran impacto positivo en la productividad del proceso.
Métodos de trabajo: los métodos de trabajo adoptados por la fuerza de trabajo afectan el proceso a medida que avanza y, por lo tanto, influye en la productividad del proceso. Por lo tanto, es muy importante que la fuerza de trabajo esté debidamente capacitada en los métodos de trabajo correctos para que la productividad del proceso no se vea afectada.
Sistema y procedimientos: trabajar con el sistema y los procedimientos tiene un efecto positivo en la productividad del proceso. El trabajo sistemático significa que hay menos errores humanos a medida que avanza el proceso. Los procedimientos son los componentes importantes del proceso. Seguir los procedimientos mientras se está ejecutando el proceso significa que el proceso está progresando según lo previsto. Por lo tanto, tanto el sistema como los procedimientos juegan un papel importante en la mejora de la productividad del proceso. La fuerza laboral necesita estar bien capacitada en estos procedimientos.
Calidad del producto: la calidad del producto tiene una gran influencia en la productividad del proceso. Un requisito más elevado para la calidad del producto da como resultado una mayor desviación de los productos que carecen de la calidad requerida. También se necesitan productos de mayor calidad en la inspección del proceso, que pueden tomar la forma de (i) inspección en la primera pieza, (ii) inspección del operador, (iii) inspección en la última pieza, o (iv) inspección en la etapa. En otras palabras, significa que la productividad del proceso disminuye a medida que la calidad del producto se vuelve más estricta.
Disciplina del proceso: disciplina del proceso significa el mantenimiento continuo de los parámetros del proceso en los niveles deseados. La disciplina del proceso no permite que el proceso salga de la pista y, a su vez, ayuda al proceso a alcanzar el nivel deseado de productividad.
Monitoreo de procesos: se requiere el monitoreo continuo de los parámetros del proceso para garantizar acciones correctivas y preventivas oportunas para que el proceso permanezca en la pista. El buen funcionamiento del proceso es esencial para el mantenimiento de la productividad del proceso.
Salud del equipo: se requiere que los equipos de proceso se mantengan regularmente para que se mantengan saludables. Los equipos no saludables a menudo se descomponen, lo que afecta su disponibilidad para que el proceso continúe. El tiempo de procesamiento una vez perdido no se puede recuperar posteriormente. Por lo tanto, la salud del equipo es un factor importante para el mantenimiento de la productividad del proceso.
Herramientas e implementos: un proceso necesita un conjunto de herramientas e implementos. La selección de las herramientas y los implementos adecuados junto con su salud adecuada tienen influencia en la productividad del proceso.
Disciplina en el lugar de trabajo: la disciplina en el lugar de trabajo es la observación sin desviaciones de las instrucciones técnicas, procedimientos, normas, directrices y prácticas de los procesos tecnológicos que los empleados están llevando a cabo en sus lugares de trabajo. Es uno de los factores que determina el comportamiento de la fuerza de trabajo hacia el proceso. Si la disciplina del lugar de trabajo no se mantiene, entonces tiene una influencia negativa en la productividad del proceso.
Disciplina tecnológica: cada proceso tiene su propio conjunto de instrucciones, procedimientos, estándares y directrices para su buen funcionamiento. Este conjunto de instrucciones, procedimientos, estándares y directrices se elaboran con la ayuda del conocimiento y la experiencia adquirida durante un período de tiempo y siguiendo las leyes y prácticas básicas establecidas ya sea con la ayuda de principios científicos o mediante el análisis de vastos datos recopilados durante un período de hora. Las leyes y prácticas básicas generalmente se prueban con el tiempo y son generalmente aceptadas por todos. La violación de la disciplina tecnológica afecta negativamente la productividad del proceso.
Aspectos de seguridad: la seguridad tiene una gran influencia en la productividad del proceso. Los aspectos de seguridad incluyen la seguridad de los equipos, la seguridad en el lugar de trabajo, el uso de implementos de seguridad por parte del personal, la capacitación en seguridad de la fuerza de trabajo y la actitud de la gestión organizacional hacia la seguridad.
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