EL PAPEL DE LA PLANIFICACIÓN DENTRO DEL SISTEMA DE GESTIÓN GLOBAL DE UNA EMPRESA BASADA EN LA FILOSOFÍA DEL TOTAL QUALITY MANAGEMENT (TQM)

La planificación es necesaria para la supervivencia y el éxito, una de las actividades críticas del equipo directivo. El sistema QMS trata sobre la calidad del sistema de gestión y no sobre la gestión del sistema de calidad. La calidad es una estrategia para hacer crecer el negocio. El objetivo del modelo de gestión a través de la calidad es disponer de un enfoque sistemático que dirija a los empleados en la priorización de las mejoras en procesos, productos y servicios.

Dirección estratégica / Foco en el cliente – Identificar segmentos y objetivos a medio plazo

Planificación – A corto y largo plazo: 10 steps, objetivos de ruptura anuales (Hoshin) y día a día (Business Fundamentals)

Gestión de Procesos – Identificación y control de procesos clave para alcanzar objetivos. Identificación y priorización de áreas de mejora

Procesos de mejora – Key issues (problemáticas más importantes), Hoshin (objetivos de ruptura) y Business

Fundamentos. Metodologías probadas, como PDCA.

Liderazgo y Participación – Involucrar y motivar la participación de los emplea dos, fijación de objetivos, estimular y canalizar sugerencias del personal, formación, desarrollo y empowerment

Visión del Sistema – Ayuda a las organizaciones a adaptarse a los cambios del entorno y a alcanzar sus objetivos de negocio de manera consistente en el tiempo. La planificación da forma a las ideas y coordina los recursos y capacidades de los miembros de la organización, fijando el foco estratégico. A través de las tablas de Business Fundamentals se definen procesos clave y se identifican métricas. El factor motivador más importante de las personas es el logro (achievement), por lo que es importante fijar objetivos a nivel individual.

SUMARIO – El propósito de la planificación de la gestión de la empresa es:

– Apoyar la tarea de liderazgo en desarrollar y comunicar las metas
– Apoyar la tarea de Dirección de especificar asignación de recursos y funciones
– Ayudar a manejar el riesgo y a ser eficaz.

EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN Y SUS ELEMENTOS CLAVES

EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN.

Planificación que abarca todas las áreas, clientes y proveedores. Elementos principales: generación y revisión de un plan a largo plazo y del plan anual. Utiliza métricas (medidas de rendimiento.) de la eficacia y eficiencia del proceso y un calendario anual detallado con las fechas y los participantes para cada actividad.

SUMARIO – La planificación busca coordinar todas las actividades de planificación y gestionarlas de forma integrada, resolver los problemas críticos y establecer factores claves de éxito.

INTRODUCCIÓN A LA PLANIFICACIÓN A MEDIO/LARGO PLAZO Y SUS METODOLOGÍAS.

La planificación a 3/5 años: – proyecta una situación en un futuro intermedio

– permite establecer objetivos de negocio para el horizonte seleccionado
– permite desarrollar estrategias y planes generales. para alcanzar los objetivos fijados

Se incluye un análisis de la situación actual y objetivos (medibles y alcanzables con los recursos disponibles) en el método 10 pasos:

1– Declaración del propósito (conjunto de razones por las que la organización existe)
2 – Objetivos a largo plazo (3 años) (definición de los Factores Clave de Éxito)
3 – Descripción de clientes y canales de distribución (análisis riguroso de necesidades y tendencia)
4 – Descripción de la competencia
5 – Descripción de los productos y servicios necesarios
6 – Plan para generación de nuevos productos y servicios
7 – Análisis financiero de costes y ganancias
8 – Análisis de problemas potenciales (y desarrollo de un plan de contingencia)
9 – Relaciones y dependencias
10 – Planes del año siguiente

INTRODUCCIÓN A LA PLANIFICACIÓN ANUAL Y SUS METODOLOGÍAS

Toda organización debería tener un plan anual. La metodología Hoshin Kanri (Objetivos de Ruptura) propone una política de despliegue y la Nichijo Ka nri (Business Fundamentaks) un management del día a día.

Hoshin – Temas estratégicos, pbjetivos de Ruptura (Metas agresivas), estrategias de “how to”, despliegue en cascada, cambios importantes que requieren compromiso y atención permanente de la Dirección Business Fundamentals

– Centrada en los procesos necesarios para la gestión del negocio, medio para controlar el rendimiento de los procesos a través de métricas, metas de mejora donde el “how to” está definido y cuya mejora se espera que sea incremental.

Las revisiones trimestrales son parte de la metodología: los dos primeros trimestres se pone el énfasis en la excelencia en la implementación y en los dos últimos se usa la información para planificar el siguiente año.

Sumario – HOSHIN – Busca identificar en la organización problemáticas donde se requiera un cambio significativo y el enfoque de “Business as Usual” es insuficiente para alcanzar el cambio requerido

– BUSINESS FUNDAMENTALS – Proporciona un conjunto de medidas para evaluar los procesos claves funcionales y cross -funcionales de la organización así como el grado de consecución de las metas fijadas para este proceso

BENEFICIOS DE LA PLANIFICACIÓN ANUAL – Énfasis en la planificación (muestra prioridades e incluye al cliente en los planes anuales)

– Asegurar la “excelencia en la ejecución” (clarifica responsables y objetivos, alcanza consensos, involucra a directivos).

LA METODOLOGÍA HOSHIN KANRI PARA DIRIGIR OBJETIVOS DE RUPTURA

EL CONTEXTO DEL HOSHIN – CALENDARIO Y PROCESO.

Trabaja en etapas, con revisiones trimestrales:

– Elección de la problemática más importante
– Construcción del plan en un formato específico
– Desarrollo de un plan detallado de implementación
– Revisión trimestral del plan

ELEGIR EL ISSUE (PROBLEMÁTICA) A DIRECCIONAR. SELECCIÓN Y PRIORIZACIÓN.

Es una de las etapas mas importantes. Se usan fuentes de información internas y externas, se clasifican y compara los issues (problemáticas) y se priorizan con criterios de inefectividad, urgencia e importancia.

Cubre las áreas de:
– construcción del plan
– despliegue del Hoshin
– revisión del plan
– plan de implementación
– despliegue de planes de implementación
– revisión trimestral

CONSTRUIR EL HOSHIN. SITUACIÓN, OBJETIVO, SELECCIÓN, ESTRATEGIAS, MÉTRICAS .

DESPLIEGUE DEL HOSHIN EN LOS SIGUIENTES NIVELES.
REVISIÓN DEL PLAN. FEEDBACK Y ACTUALIZACIÓN.
PLAN DE IMPLEMENTACIÓN. TÁCTICAS, RESPONSABLES Y CALENDARIO.
DESPLIEGUE DE LOS PLANES. COMUNICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN.
REVISIONES TRIMESTRALES. PREPARACIÓN, REALIZACIÓN Y ACTUALIZACIÓN.
CONCLUSIONES. LECIONES Y VENTAJAS APRENDIDAS DEL HOSHIN.

VENTAJAS DEL PROCESO HOSHIN

– Funciona: se resuelven los objetivos de ruptura
– Los logros se siguen mediante métricas
– Relaciones y comunicaciones claras, vertical y horizontalmente
– Clarifica la función de gestión
– Responsabilidades claras
– Esfuerzos a todos los niveles, alineados en la misma dirección
– Fortalece la relación de grupo
– Enfatiza revisiones basadas en datos

LECCIONES DEL HOSHIN – Desarrollo y despliegue requieren grandes cantidades de esfuerzo y tiempo (empezar a planificar mucho antes)

– Esencial el trabajo en equipo
– No se puede hacer todo a la vez
– No olvidar el trabajo día a día.

METODOLOGÍA NICHIJO KANRI (BUSINESS FUNDAMENTALS) PARA LA GESTIÓN DÍA A DÍA

INTRODUCCIÓN. LOS BUSINESS FUNDAMENTALS COMO PANEL DE CONTROL .

Algunos indicadores son de resultado (volumen de pedidos, facturación, gastos…), otros de estado, de salida de procesos (preventivos/procesos).

PROCESO DE LOS BUSINESS FUNDAMENTALS.

Consta de 4 grandes etapas: – Selección de Indicadores

– Desarrollo del Plan Anual
– Despliegue
– Seguimiento Mensual / Revisión Trimestral.

SELECCIÓN DE INDICADORES

Etapa básica que permite identificar los indicadores o medidas de rendimiento adecuados que están alineados con la monitorización de los procesos claves que dan soporte a la Dirección Estratégica de la organización. Se elabora un árbol de procesos claves, con sus subprocesos, y un flujograma de las actividades que lo componen. Las medidas de rendimiento de procesos (ppm’s) algunas de resultado y otras de proceso, se organizan en 4 dimensiones: Calidad, Coste, Entregas y Educación.

MÉTODOS Y CRITERIOS PARA SELECCIONAR LOS INDICADORES.

Más calidad permitirá producir en menos tiempo y con menos coste. Los atributos de las 4 dimensiones del management:

CALIDAD – Problemáticas relacionadas con satisfacción del cliente y la calidad de producto/proceso.
COSTE – Costes (gastos de administración, coste fabricación) y temas de productividad.
ENTREGAS – Introduccción de nuevos productos y entregas a clientes
EDUCACIÓN – Entrenamiento, desarrollo de recursos humanos.

ANÁLISIS DEL TIPO DE MÉTRICAS QUE SE TIENEN SELECCIONADAS.

Métrica interna, externa, de resultado y de proceso. Una organización orientada al cliente necesita imprescindiblemente métricas externas. Si quiere además que actúe de forma no reactiva, necesitará métricas de proceso.

LA CONEXIÓN CON LOS PROCESOS .

El enfoque se basa en las grandes actividades:

– Foco en el cliente
– Planificación del Negocio
– Generación de nuevos productos y Servicios
– Generación de Pedidos
– Administración y Entregas
– Gestión y desarrollo del Personal.

DESARROLLO DEL PLAN.

Se establece, con ayuda de una tabla de planificación de Business Fundamentals, un objetivo anual para cada medida de rendimiento y la fuente de donde se obtendrá la información, más el período de revisión y el propietario. Se identificarán las métricas de cada proceso en las dimensiones de Calidad, Coste, Entregas y Educación.

DESPLIEGUE DE LOS BUSINESS FUNDAMENTALS EN LOS DIFERENTES NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN..

La tabla de BF se construye en un primer nivel para la Dirección General y posteriormente se generan tablas en los niveles funcionales o divisionales. Hay métricas que existen en la Dirección General que deben tener un reflejo en niveles inferiores de forma que, al sumarse, permitan globalizar la información requerida en la Dirección General y métrica s de proceso, típicas del puesto de trabajo, que permitan prever o ser la base para alcanzar la métrica del resultado
SEGUIMIENTO MENSUAL Y REVISIONES TRIMESTRALES
Se refleja el resultado mensual de cada medida de rendimiento. (ppm) en un Diagrama d e Líneas de cada métrica, para ver la evolución respecto al objetivo y los límites fijados para éste. El formato para las revisiones trimestrales permite evaluar el impacto benéfico o no de acciones tomadas en revisiones anteriores.

CONEXIÓN DE LA PLANIFICACIÓN CON LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

El proceso de planificación a medio plazo Diez Pasos y precisamente los pasos 1. 2 y 3 ayuda a:

– identificar los procesos claves de la organización

– elaborar el Job Profile (tareas y responsabilidades a desempeñar), medidas a utilizar y habilidades y conocimientos necesarios para realizar dichos trabajos, El hecho de señalar objetivos medibles facilita una evaluación de rendimiento objetiva

– la tabla de BF facilitará la identificación de áreas de mejora y los resulta dos tangibles

– identificar el nivel requerido para cada puesto de trabajo y compararlo con el nivel actual de los profesionales que componen la organización

La planificación facilita la movilización y gestión más profesional de los recursos humanos, de cara a conseguir los objetivos fijados por la organización. Las métricas externas además, potencian a través de la planificación una organización orientada al cliente.