El tipo de planificación total o de conjunto indispensable para aliviar las responsabilidades de la alta dirección.
La tarea de un directivo consiste, esencialmente en observar el modo con que su organización reacciona frente al entorno con el fin de conseguir los objetivos fijados. Su trabajo engloba la totalidad de la empresa, y su funcionamiento en el medio ambiente. Aunque la atención del directivo esté centrada en el sistema de su empresa, también tiene que preocuparse por el funcionamiento y operaciones internas de los subsistemas.
Todos los altos directivos descomponen esa responsabilidad en las partes que crean convenientes para hacer frente a su cometido. M Bower (1966; p. 17 y 18) dice que existen 14 procesos básicos y perfectamente delimitados, que incluyen los componentes sobre los que es posible dar forma a un sistema de gestión y dirección para cualquier empresa: fijación de los objetivos; estrategia planificadora; establecimiento de los fines; desarrollo de una filosofía de la empresa; establecimiento de políticas propias; provisión de instalaciones; aportación de capitales; fijación de normas; establecimiento de programas de gestión y dirección y planes operativos; control informativo; estímulos de los empleados. Charles E. St Thomas (1965; pp 20 21) preguntó a un grupo representativo de hombres de negocios cuales son los problemas más urgentes a los que debían enfrentarse. Y les pidió que respondiesen no en términos de sus preocupaciones cotidianas sino con respecto a los problemas vistos a largo plazo; ese tipo de problemas que no se acaban de solucionar. La opinión dominante fue que los problemas acuciantes de los directivos eran:
1. Ofrecer unos productos y servicios adelantándose al competidor
2. Localizar y retener al personal mejor capacitado
3. Alentar a los directivos de escalas inferiores a aceptar una autoridad delegada
4. Saber los movimientos más importantes que ocurren en el negocio, en particular si la organización es compleja.
5. Integrar el esfuerzo de todas las funciones en un todo cohesionado, de modo que la fuerza completa de la empresa se apreciara a las actividades clave.
Estos problemas no son exclusivos de la alta dirección, sino muy probablemente son los mismos con los que se han de enfrentar los directivos de cualquier nivel. Son comunes a toda empresa.
El problema y su significación variará con la empresa, con el transcurrir del tiempo y con las circunstancias cambiantes.
“Ahora bien -afirma Saint Thomas (p.21)- la tónica dominante del problema, el principio, es algo en lo que todos los directivos se han de enfrentar en sus carreras, en los negocios.”
En otro estudio (Stieglitz y Jarger, 1965) publicado por el National Industrial Conference Board, la tarea mínima de la alta dirección en una empresa descentralizada sería:
1) Determinación de los objetivos de la empresa (terreno en que se desarrolla el negocio) y la distribución de los recursos correspondientes a tales objetivos.
2) Creación de un sistema de valores básicos -políticos y principios éticos- que gobierne la conducta de las distintas partes integrantes.
3) Determinación de la estructura organizadora y la selección del personal clave para manejar tal estructura.
4) Evaluación total de la empresa y de sus componentes a medida que se vaya moviendo hacia unos objetivos establecidos.
5) Distribución de los beneficios de la empresa, entre las distintas partes con derecho a ello: accionistas, personal obrero y administrativo, gobierno estatal y federal y la empresa en sí misma.
El NICB concluye diciendo: “Estas responsabilidades reservadas a la alta dirección, pueden resumirse como una planificación y un control globales” (1999)
La conclusión a la que se llega tras considerar las catorce exigencias respecto del establecimiento de un sistema de gestión de Bower, los problemas de Charles E. St Thomas, y la dirección así como las responsabilidades reservadas a las que alude el NICB es que todo esto no puede tratarse adecuadamente si falta un sistema efectivo de planificación. De todos modos hay que hacer una observación previa: ningún sistema planificador por muy hábilmente que haya sido trazado, podrá manejar todas las responsabilidades y problemas de un alto directivo, sino que muchos de los problemas y responsabilidades quedarán fuera, lo mismo que tampoco habrá sido efectiva la máxima tarea de dirección una vez perfeccionada la planificación y puestos sus planes en marcha. Lo que es evidente que gran parte de la toma de decisiones de la alta dirección, que requieren una responsabilidad directa, puede y debe integrarse y cumplirse en el proceso de la planificación global.
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