Las descripciones de puesto son creadas por un empleador para detallar cada puesto de trabajo en la organización. Describe la misión, las tareas relacionadas con el puesto, la función general del puesto y las responsabilidades. Una buena descripción de puesto sirve para una gran variedad de propósitos tanto para el empleador, los empleados y para los candidatos a un puesto.
Características de las descripciones de puesto: La descripción de puesto es a menudo dividida en varias secciones para describir el objetivo general del puesto. Primero, el trabajo a realizar se resume en un párrafo corto. Cada tarea relacionada para completar el trabajo es enumerada en detalle, ofreciendo una clara explicación de cada una. Las competencias deben enumerarse para saber que habilidades, educación o experiencia se requiere para completar el trabajo. Las cualificaciones pueden incluir requerimientos físicos para hacer el trabajo. La ubicación del puesto y quien es el jefe directo, el departamento al que pertenece y la cadena de mando dentro de la estructura organizacional.
Identificación: Es útil identificar el tipo de empleado que está mejor cualificado para hacer el trabajo. Esta información es importante para no fallar en la elección de la persona y que pueda desarrollarse adquiriendo nuevas competencias para lograr un alto rendimiento en el puesto. Es penoso ver como en muchas empresas la mala elección del candidato hace que personas ineptas que carecen de la formación adecuada cometen errores en forma permanente y a la vez son fuente inagotable de recursos ya que nunca reciben suficiente capacitación y supervisión para realizar un buen trabajo. El problema no está en la persona, ni en la capacitación sino en la selección del trabajador equivocado, ya que no se contemplaron las competencias mínimas necesarias para desempeñar las tareas que requiere ese puesto.
Plazos de tiempo: Describir un plazo de tiempo que se necesita para completar cada tarea. Si el empleado no puede terminar la tarea en el plazo indicado quizás necesite ayuda o capacitación adicional.
Esto permite a la organización entender como se completa el trabajo y cuantas horas llevará completar ciertas tareas. Si un empleo requiere solo un par de horas por día, la organización podría contratar a un empleado de medio tiempo. Si el puesto requiere de realizar tareas adicionales el empleador podría considerar contratar otro empleado o delegar responsabilidades a otro puesto.
Guías. Las guías de cómo se hace el trabajo deben agregarse en la descripción de puestos para dar información clara de como un puesto debe desempeñarse y cuales son las herramientas necesarias para desempeñar cada una de las tareas. En este apartado se podría incluir el uso de equipo o medidas de seguridad requeridas para desempeñar el trabajo.
Desempeño. Un empleado debe entender que son los estándares de desempeño para un puesto. El criterio de desempeño puede ayudar a los supervisores a evaluar justa y apropiadamente el desempeño de cada empleado. Esta información también podría motivar la automejora del empleado en las diferentes áreas de su puesto.
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