Al crear una dinámica colaborativa de trabajo, los negocios nacen en entornos donde la gente no sólo es capaz de realizar el trabajo que le fue asignado sino que adquiere un entrenamiento más avanzado.
También son capaces de compartir talentos y fortalezas con otros menos motivados. Un factor importante para crear un entorno de trabajo colaborativo es tener predisposición para formar parte del mismo.
Un empresario o gerente puede fomentar un ambiente tal induciendo a la gente a que den un poco más de lo justo para hacer el trabajo.
En la semana laboral hay picos de trabajo y gracias al trabajo colaborativo ciertos miembros de un grupo estarán bajo mucha presión.
Es crítico especialmente cuando escasean recursos contar con un ambiente de trabajo colaborativo para que trabajando en grupo, la gente logre cumplir con sus tareas.
Un entorno de trabajo colaborativo en un negocio basado en los proyectos es diferente a un negocio basado en la investigación. Por ejemplo en la industria farmacéutica, los investigadores protegen su información por varias razones: su propiedad intelectual, y proteger el trabajo de intromisiones externas.
Algunos laboratorios como Pfizer, comenzaron de a poco con el trabajo colaborativo tratando de instalar este concepto.
Hay agencias de gobierno de Estados Unidos que se han visto beneficiadas con la creación de relaciones interpersonales dentro de un ambiente de trabajo colaborativo incluso realizan talleres para demostrar los beneficios del trabajo colaborativo.
El trabajo colaborativo está relacionado con el trabajo en grupos y este fenómeno es adoptado cada vez más porque:
Hoy en día las organizaciones son más planas y menos jerárquicas
Se pone más énfasis en el trabajo en equipo
Más orientados al cliente y a los proyectos
La plantilla es más diversa y va creciendo en años
Los trabajadores temporales son cada vez un porcentaje más elevado de la plantilla
Las nuevas tecnologías son más personales, colaborativas y más portátiles
Las nuevas tecnologías permiten trabajar desde cualquier parte
Según Gary Olson de la Universidad de Michigan, "el trabajo moderno es ampliamente colaborativo. Muchos mandos pasan gran parte de su tiempo en reuniones. Cada vez más el trabajo es organizado en equipos. Los grupos tiene menos de 10 personas y trabajan en un mismo proyecto durante semanas o meses. La colaboración requiere de interacciones cara a cara".
Tom Allen del MIT dice: "Una forma de aumentar la interacción es crear un ‘espacio de grupo’. La idea es reducir el número de oficinas individuales y crear una superficie única de trabajo".
Las estrategias para lograr espacios de trabajo alternativos son nuevas formas de coordinar procesos de trabajo, cultura organizacional, tecnologías de la información y el espacio físico para mejorar el desempeño de las organizaciones."
Pero… ¿por qué cada vez más necesitamos trabajar juntos en las organizaciones modernas?
Muchas tareas son demasiado complejas o tienen plazos muy complicados de cumplir para una sola perosna
Muchas tareas requieren un rango especializado de experiencia que una sola persona no tiene
Se arman grupos para que se aporten más ideas, más razonamientos y más formas de hacer
Los miembros de una organización tienden a estar de acuerdo con decisiones o con un plan si han participado o han observando el proceso
Los despidos y el outsourcing hacen que haya una mayor necesidad de colaboración
Para favorecer el trabajo colaborativo es necesario:
Lugares para reuniones para grupos de diversos tamaños
Lugares para actividades educativas como presentaciones para clientes, seminarios sobre management y entrenamiento para los empleados
Lugares para proyectos de equipos o para talleres de grupos que trabajan sobre la misma actividad
Lugares para encuentros informales y más despreocupados
El trabajo colaborativo necesita de un soporte tecnológico de su nivel, utilizando la nueva generación de tecnologías colaborativas:
Computadoras portátiles
Proyectores
Pantallas para presentaciones audiovisuales
Teléfonos especiales para teleconferencias
Equipos de videoconferencia (video, audio, datos)
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